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Mit Preboarding gegen die frühe Fluktuation

So begleiten Sie neue Mitarbeitende von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag

 
 

Haben Ihnen schonmal neue Mitarbeitende gekündigt, noch bevor sie die Stelle angetreten haben? Frühe Fluktuation ist ein teures Problem für viele Unternehmen. Ein gutes und personalisiertes Preboarding hilft dabei, es zu verhindern. Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Rolle Preboarding spielt und wieso digitales Preboarding besonders wirksam ist. Lernen Sie 9 effektive Preboardingmaßnahmen kennen, die Ihre neuen Mitarbeitenden begeistern werden.

 

Was ist Preboarding überhaupt?

Das Preboarding startet, sobald neue Mitarbeitende ihren Vertrag unterschreiben, und endet mit dem ersten Arbeitstag. Es ist die strategische Phase, in der Ihr Unternehmen neue Teammitglieder willkommen heißt, sie mit wichtigen Informationen versorgt und schrittweise in die Unternehmenskultur einführt. Nutzen Sie diese Zeit, um die Vorfreude und Bindung zwischen neuen Mitarbeitenden und Ihrem Unternehmen zu stärken und gleichzeitig die Grundlage für einen erfolgreichen Start zu legen. Mit Preboarding stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an produktiv und engagiert sind. Es hilft dabei, Talente langfristig zu binden und ihre Einarbeitung zu erleichtern.

 

Welche Rolle spielt das Preboarding in der Personalführung?

Ein gut umgesetztes Preboarding bildet die Grundlage für eine starke, dauerhafte Bindung zwischen neuen Mitarbeitenden und Ihrem Unternehmen. Es geht weit über administrative Aufgaben hinaus und ist ein strategischer Prozess, der neue Mitarbeitende emotional ans Unternehmen bindet, bevor sie offiziell ihre Rolle antreten. Durch gezieltes Preboarding kommunizieren Sie Wertschätzung und Vertrauen, legen den Grundstein für eine positive Arbeitsbeziehung und fördern eine offene Kommunikationskultur. Sie reduzieren Unsicherheiten bei neuen Mitarbeitenden, indem Sie klare Erwartungen setzten. Sie statten neue Teammitglieder mit den notwendigen Ressourcen und Wissen aus, um erfolgreich zu starten. So trägt das Preboarding nicht nur zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung bei, sondern beeinflusst auch maßgeblich die Unternehmenskultur und das allgemeine Arbeitsklima.

 

Preboarding Vorteile für Mitarbeitende

Fördert das Gefühl der Zugehörigkeit

Schon vor dem ersten Arbeitstag entsteht ein Gefühl der Wertschätzung und Zugehörigkeit zum Unternehmen.

Mindert Anspannung und Unsicherheit

Die frühzeitige Einbindung und Information nehmen Unsicherheiten und bauen Vertrauen zum Arbeitgeber auf.

Informiert und bereitet vor

Durch vorzeitigen Zugang zu Unternehmensinformationen und -kultur fühlen sich neue Teammitglieder sicher und informiert.

Beschleunigt die Integration

Das Kennenlernen von Team und Arbeitsumgebung vor Arbeitsantritt erleichtert und beschleunigt die Eingliederung ins Unternehmen.

Klärt Aufgaben und Ziele

Ein klarer Überblick über die eigenen Aufgaben und Ziele ermöglicht einen zielgerichteten und motivierten Start.

Erleichtert die Vernetzung

Der frühzeitige Einbezug in Kommunikationswege und das Firmennetzwerk fördert wichtige erste Kontakte und die aktive Einbringung.

Stärkt das Engagement und die Produktivität

Eine positive Einführung steigert die Arbeitsmotivation und die Bereitschaft, sich für das Unternehmen einzusetzen.

Trägt zu einem positiven ersten Arbeitserlebnis bei

Eine umfassende Preboarding-Erfahrung bildet die Grundlage für ein langfristig positives Arbeitsverhältnis.

 

Preboarding Vorteile für Arbeitgebende

Steigert die Mitarbeiterbindung

Ein positiver erster Eindruck verstärkt die Bindung zum Unternehmen und kann die Fluktuation senken.

Erhöht die Produktivität von Anfang an

Vorbereitete Mitarbeitende können schneller voll produktiv sein, da sie bereits mit vielen Prozessen und der Kultur vertraut sind.

Verbessert das Arbeitgeberimage

Ein strukturiertes Preboarding-Programm zeigt, dass ein Unternehmen in seine Mitarbeitenden investiert, was das Employer Branding stärkt.

Optimiert die Einarbeitungsprozesse

Durch vorgezogenes Lernen und Kennenlernen werden Ressourcen gespart und der Onboarding-Prozess effizienter gestaltet

Fördert eine starke Unternehmenskultur

Die frühzeitige Vermittlung von Werten und Normen unterstützt die Integration der neuen Mitarbeitenden in die Unternehmenskultur.

Reduziert die Kosten für die Mitarbeitergewinnung

Ein effektives Preboarding trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und kann so indirekt die Kosten für Neubesetzungen reduzieren.

Mindert das Risiko frühzeitiger Kündigungen

Eine gute Preboarding-Erfahrung kann Zweifel bei neuen Mitarbeitenden eliminieren und verhindern, dass sie frühzeitig das Unternehmen verlassen.

Stärkt die interne Kommunikation

Das frühzeitige Einbeziehen in Kommunikationsnetzwerke erleichtert den Informationsfluss und fördert den Teamgeist.

 

Digitales Preboarding als Wundermittel gegen frühe Fluktuation?

Beim digitalen Preboarding führen Sie neue Mitarbeitende mithilfe digitaler Technologien und Plattformen in ihr neues Arbeitsumfeld ein. Noch bevor sie ihren ersten Arbeitstag antreten. Dabei kommen beispielsweise E‑Learning Module, virtuelle Rundgänge oder soziale Netzwerke zum Einsatz. 

Digitales Preboarding ist ein wirksames Mittel im Kampf gegen die frühe Fluktuation. Im Gegensatz zu klassischen Methoden ermöglicht es eine sofortige und durchgehende Interaktion mit neuen Mitarbeitenden, sobald der Vertrag unterzeichnet ist. Zeitlich flexibel und ohne räumliche Nähe. Ihre neuen Mitarbeitenden lernen in ihrem eigenen Tempo und nach ihrem eigenen Zeitplan die Unternehmenskultur kennen, machen sich mit Tools vertraut und vernetzen sich mit den neuen Kollegen. Diese Flexibilität erhöht die Zufriedenheit und senkt das Risiko einer Überforderung oder Enttäuschung, die oft zu frühzeitigen Kündigungen führen.

Digitale Preboarding-Methoden sind besonders wertvoll, wenn neue Mitarbeitende noch für ihren alten Arbeitgeber tätig sind oder anderweitige Verpflichtungen haben. Die Phase nach einer Kündigung ist meistens anstrengend genug. Da bleibt wenig Zeit, um sich intensiv mit der neuen Stelle zu befassen. Ein flexibles, digitales Preboarding kann auch nach Feierabend oder am Wochenende stattfinden. Immer dann, wenn Ihre neuen Mitarbeitenden freie Ressourcen haben. Ganz wichtig: Bauen Sie keinen unnötigen Druck auf und geben Sie den neuen Teammitgliedern die Freiheit selbst zu entscheiden, wann und ob sie am Preboarding teilnehmen.

 

Digitales Preboarding: Herausforderungen und Lösungen

Technische Barrieren

Nicht alle neuen Mitarbeitenden verfügen über die erforderlichen technischen Fähigkeiten oder den Zugang zu notwendigen Geräten. 

Stellen Sie leicht verständliche Anleitungen zur Verfügung und bieten Sie technische Unterstützung an. Achten Sie beim Erstellen Ihrer Preboarding Inhalte auf Mobilfähigkeit. So können neue Mitarbeitende direkt vom eigenen Smartphone aus starten.

Mangelnde persönliche Interaktion

Digitale Methoden wirken manchmal unpersönlich. Wenn der menschliche Kontakt fehlt, ist es schwierig, eine gute Beziehung aufzubauen. 
Organisieren Sie virtuelle Treffen und Team-Meetings. Schreiben Sie persönliche E-Mails und ermuntern Sie andere Teammitglieder dazu. Mit einem internen sozialen Netzwerk stärken Sie die persönliche Bindung auch ohne direkten Kontakt. 

Informations-Überflutung

Wenn Sie zu viele Informationen auf einmal bereitstellen, fühlen sich die neuen Mitarbeitenden schnell überfordert. Statt einem warmen Willkommen wirkt das Preboarding schnell wie unbezahlte Arbeit. 

Unterteilen Sie die Inhalte in übersichtliche, leicht verdauliche Module und geben Sie einen klaren, strukturierten Lernpfad vor. So können die neuen Kollegen mit Freude Schritt für Schritt durch das Preboarding gehen.

Engagement und Motivation aufrechterhalten

In einem digitalen Umfeld fällt es einigen Menschen schwer, das Engagement und die Motivation aufrechtzuerhalten. Lange Onlinekurse oder Textdokumente werden schnell langweilig und fühlen sich lieblos an.

Gestalten Sie Ihre digitalen Preboarding-Inhalte abwechslungsreich. Nutzen Sie Gamification, interaktive Elemente und verschiedene Medien, um die Aufmerksamkeit Ihrer neuen Mitarbeitenden aufrecht zu halten. Das Preboarding soll sich nach Spaß anfühlen und nicht wie ein lästiges To-do.

Unternehmenskultur vermitteln

Es ist eine Herausforderung, die Unternehmenskultur auf digitalem Weg zu vermitteln. Vor allem, wenn es sich nicht um ein Remote First Unternehmen handelt. Kultur ist etwas, das schwer greifbar ist und sich nicht so einfach erklären lässt.

Nutzen Sie Storytelling, Mitarbeitenden-Testimonials und virtuelle Rundgänge und Simulationen, um die Kultur lebendig und greifbar zu machen.

Datenschutz- und Datensicherheit

Die Sicherheit von persönlichen und unternehmensbezogenen Daten steht immer an erster Stelle. Wählen Sie eine Plattform, auf der Sie bedenkenlos auch interne Informationen preisgeben können. Soziale Medien wie Facebook oder LinkedIn eignen sich dafür nicht. Selbst in geschlossenen Gruppen können Sie sich nicht sicher sein, dass sensible Daten nicht an Dritte weitergegeben werden. Nutzen Sie als Alternative interne Tools, zum Beispiel Ihr LMS, für das Preboarding.

 

9 Preboarding Maßnahmen für Ihre neuen Mitarbeitenden

Ein erfolgreiches Preboarding setzt gezielte Maßnahmen voraus, die neuen Mitarbeitenden einen reibungslosen Übergang in ihr neues Arbeitsumfeld ermöglichen. Die folgenden neun Preboarding-Maßnahmen bereiten Ihre neuen Teammitglieder optimal auf ihre neue Stelle vor und geben ihnen Sicherheit und ein gutes Gefühl.

 

Guter Start ins Preboarding mit einem Willkommenspaket

Selbst wenn Sie sonst ausschließlich digitale Methoden für Ihr Preboarding nutzen, ist ein physisches Willkommenspaket eine schöne Geste für neue Mitarbeitende. Senden Sie neuen Teammitgliedern eine persönliche Willkommensnachricht und eine kleine Aufmerksamkeit. Vielleicht eine Tafel Schokolade oder eine andere Süßigkeit. Firmen-Merchandise wie T-Shirts, Tassen, Stifte oder Mützen erzeugen sofort das Gefühl dazuzugehören. 

Das Willkommenspaket eignet sich auch perfekt, um die Zugänge zur Preboarding Plattform zu übergeben. Legen Sie noch eine leicht verständliche Anleitung bei, um Mitarbeitenden mit geringer Digital-Affinität eine Unterstützung zu bieten.

 

Team und Unternehmen kennenlernen

Eine der größten Unsicherheiten für neue Mitarbeitenden sind die anderen Kollegen. Werden sie nett sein? Können wir gut zusammenarbeiten? Viele Fragen stehen im Raum, die im Vorfeld zu unnötigen Ängsten führen. Ermöglichen Sie neuen Teammitgliedern bereits vor dem Antritt der neuen Stelle ihre Kollegen kennenzulernen. Vereinbaren Sie ein Teammeeting, bei dem sich alle gegenseitig kennenlernen, nehmen Sie den Neuankömmling direkt in Chatgruppen oder andere Verteiler auf. Es steht ein Team-Event auf dem Plan? Super! Laden Sie die Neuen ein, auch wenn die Stelle noch nicht angetreten wurde. 

Falls beim Vorstellungsgespräch noch kein Rundgang im Unternehmen stattfinden konnte, ist das Preboarding ein guter Zeitpunkt, um dies nachzuholen. Bieten Sie entweder einen virtuellen Rundgang an oder laden Sie die neuen Mitarbeitenden zu einem physischen Rundgang ein. Hier bietet sich dann auch ein persönliches Treffen mit den zukünftigen Kollegen und Vorgesetzten an.

 

Unternehmensrichtlinien und -werte vermitteln

Zeigen Sie Ihren neuen Teammitgliedern von Anfang an, wofür Ihr Unternehmen steht und welche Spielregeln gelten. So identifizieren sich diese schon früh mit Ihrem Unternehmen und entwickeln ein Gespür für eine Werte-konforme Handlungsweise. Darüber hinaus verhindert ein gemeinsames Werteverständnis Missverständnisse in der Kommunikation mit Kollegen und Kunden.

 

Zugang zu digitalen Lernplattformen

Geben Sie neuen Teammitgliedern bereits in der Preboarding Phase Zugriff auf Ihre digitalen Lernplattformen. Im Optimalfall bilden Sie direkt das gesamte Preboarding als Lernpfad dort ab. 

Durch den frühzeitigen Zugriff auf Ihre Lerninhalte können sich neue Mitarbeitende eigenständig in wichtige Themen einarbeiten, die für einen erfolgreichen Start notwendig sind. Dies erhöht ihre Selbstsicherheit und ermöglicht eine effizientere Nutzung der ersten Tage und Wochen im Unternehmen. Darüber hinaus zeigen Sie so von Anfang an, dass Lernen und Weiterentwicklung Kern-Werte Ihres Unternehmens sind. Sie geben Ihren neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich mit den neuen Tools zu befassen und die Inhalte zu erkunden.

 

Persönlicher Einarbeitungs- und Schulungsplan

Geben Sie neuen Mitarbeitenden bereits im Preboarding Zugriff auf ihre Einarbeitungs- und Schulungspläne. So können sie sich optimal vorbereiten und wissen, was sie erwartet. Das verringert die Unsicherheit der ersten Tage und gibt ein Gefühl von Sicherheit. Gehen Sie bei der Planung auf die individuellen Bedürfnisse, Fähigkeiten und Anforderungen Ihrer neuen Mitarbeitenden ein. Mitarbeitend ein der Produktion benötigen andere Schulungen und ein anderes Onboarding als beispielsweise ein neuer Buchhalter oder eine Marketingmanagerin. 

Bilden Sie die Einarbeitungs- und Schulungspläne am besten direkt in einem LMS (Learning Management System) ab und geben Sie Ihren neuen Mitarbeitenden so früh wie möglich einen Zugang. Durch individuelle Lernpfade und adaptives Lernen schaffen Sie so in kurzer Zeit persönliche Einarbeitungs- und Schulungspläne, ohne viele Ressourcen aufzuwenden.

 

Mentoring und Patenprogramm bereits im Preboarding

Mit einem Mentoring und Patenprogramm im Preboarding setzen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche und integrierte Teamkultur. Sie verbinden neue Mitarbeitende von Anfang an mit erfahrenen Kollegen, die als Mentoren oder Paten fungieren. Diese Beziehungen erleichtern den Einstieg, bieten eine Anlaufstelle für Fragen und unterstützen bei den ersten Schritten im neuen Umfeld. Ein Mentor oder Pate dient nicht nur als Wegweiser durch die ersten Tage, sondern fördert auch das Verständnis für die Unternehmenskultur und die internen Abläufe. Das baut Brücken zwischen neuen und bestehenden Teammitgliedern und fördert eine offene Atmosphäre.

 

Regelmäßige Check-ins und Feedback-Sessions

Regelmäßige Check-ins und Feedback-Sessions im Preboarding stärken die Verbindung zu Ihren neuen Mitarbeitenden. Nutzen Sie die Gelegenheiten, um Fortschritte zu besprechen und Feedback auszutauschen. Oder fragen Sie einfach mal nach, wie es Ihren zukünftigen Kollegen so geht und ob sie Unterstützung benötigen. Sie signalisieren Wertschätzung und Interesse an der persönlichen Entwicklung und dem Wohlbefinden Ihrer neuen Teammitglieder. 

 

Arbeitswerkzeuge vorstellen

Stellen Sie Ihre üblichen Arbeitswerkzeuge bereits im Preboarding vor. Natürlich müssen und sollen Sie an dieser Stelle keine komplette Einarbeitung anbieten. Aber es hilft Unsicherheiten zu reduzieren und erleichtert von Anfang an das Verständnis für die Arbeitsabläufe. 

Wie Sie diese Vorstellung strukturieren, bleibt ganz Ihnen überlassen. Nutzen Sie Online-Kurse, digitale Ressourcen-Bibliotheken oder FAQs, um Ihre wichtigsten Tools zu präsentieren. Vielleicht fragen Sie auch jetzt schon ab, welche Tools bekannt sind und bei welchen noch Schulungsbedarf besteht. So planen Sie das Onboarding effektiv und bedarfsorientiert.

 

Kommunikationskanäle etablieren

Wie die Arbeitswerkzeuge sollten Sie auch die Kommunikationskanäle vorstellen und eventuell die neuen Mitarbeitenden bereits im Preboarding hinzufügen. Legen Sie verständlich dar, welche Kanäle zu welchem Zweck genutzt werden und geben Sie gegebenenfalls auch Hinweise zum Datenschutz.

 

Fazit.

Mit einem gut strukturierten Preboarding neuer Mitarbeitender hinterlassen Sie nicht nur einen guten Eindruck. Sie reduzieren auch frühzeitige Kündigungen und sorgen für eine reibungslose Onboarding-Phase. Digitales Preboarding lässt sich besonders einfach umsetzen, da Ihre neuen Mitarbeitenden flexibel und ortsunabhängig am Preboarding teilnehmen können. So erreichen Sie auch Personen, die noch in einer anderen Anstellung sind, andere Verpflichtungen haben oder weiter weg wohnen.

Starten Sie jetzt mit der Implementierung oder Optimierung Ihres Preboarding-Programms. Setzen Sie auf digitale Lösungen, um den Einstieg für Ihre neuen Teammitglieder so bereichernd und nahtlos wie möglich zu gestalten. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen, bei der Erstellung Ihrer Preboarding-Kurse und der Digitalisierung Ihrer Schulungspläne. Nutzen Sie unser kostenfreies Beratungsangebot und gestalten Sie mit geringem Aufwand einen starken Preboarding-Prozess.

 
Nadine Pedro
Nadine Pedro, chemmedia AG
Nadine Pedro
E-Learning Autorin
 

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