Kosten einer Lernplattform: Damit müssen Sie rechnen

Viele Unternehmen stehen genau hier vor der gleichen Herausforderung: Sie möchten digitale Weiterbildung vorantreiben, wissen aber nicht, welche Kosten für eine Lernplattform realistisch sind. Anbieter werben mit günstigen Einstiegspreisen, doch die tatsächlichen Ausgaben hängen stark vom eigenen Bedarf ab. Fehlende Transparenz erschwert den Vergleich und schnell wird aus einer geplanten Investition ein Kostenrisiko.

Mehrere Faktoren bestimmen, wie hoch die Kosten einer Lernplattform ausfallen. Zu den wichtigsten gehören:

• Anzahl der Nutzer:
  Je mehr Lernende auf die Plattform zugreifen, desto höher ist in der Regel die Lizenzgebühr. Viele Anbieter rechnen nach Named Usern oder Active Usern ab.
• Funktionsumfang:
  Basisfunktionen wie Kursverwaltung und Reporting sind meist inklusive. Zusatzfunktionen wie Lernpfade, Zertifizierungen oder Gamification erhöhen den Preis.
• Lizenzmodell:
  Unterschiedliche Abrechnungsarten (z. B. pro Nutzer, pro Aktivität oder als Pauschale) beeinflussen die Gesamtkosten erheblich.
• Hosting und Betrieb:
  Cloudbasierte Systeme erfordern monatliche Gebühren, während On-Premise-Lösungen zusätzliche IT-Ressourcen und Wartungskosten verursachen.
• Implementierung und Schulung:
  Einrichtung, Datenmigration, Anpassung an Unternehmensdesign und Schulungen für Administratoren oder Autoren schlagen oft einmalig zu Buche.
• Support und Wartung:
  Regelmäßige Updates, technischer Support und Kundenservice sind häufig Bestandteil eines Servicevertrags und werden jährlich berechnet.
• Schnittstellen und Integrationen:
  Verbindungen zu HR-, CRM- oder ERP-Systemen können zusätzlichen Entwicklungsaufwand und damit Mehrkosten bedeuten.
• Datenschutz und Sicherheit:
  Hohe Sicherheitsstandards, Audit-Funktionen oder Hosting innerhalb der EU können sich auf den Preis auswirken.

Tipp: Erstellen Sie vor der Auswahl eine klare Anforderungsliste. So erkennen Sie früh, welche Funktionen wirklich notwendig sind und wo sich Kosten einsparen lassen.

Lernplattformen werden je nach Anbieter nach unterschiedlichen Modellen lizenziert. Diese Modelle bestimmen maßgeblich, wie sich Ihre Gesamtkosten zusammensetzen. Es lohnt sich, die Unterschiede zu kennen, um das für Ihr Unternehmen passende Preismodell zu wählen.

Bei einem Named User Modell zahlt Ihr Unternehmen für eine feste Anzahl an registrierten Nutzern. Unabhängig davon, ob alle aktiv lernen oder nicht.
Die monatlichen oder jährlichen Kosten ergeben sich aus der Zahl der Lizenzen multipliziert mit dem Preis pro Nutzer. Wird ein zusätzlicher Nutzer angelegt, fällt automatisch eine weitere Lizenz an.

Typischer Einsatz:
Unternehmen mit stabiler Nutzerzahl, etwa wenn immer dieselben Mitarbeitenden geschult werden.

Beispiel:
Ein Unternehmen kauft 500 Named User Lizenzen zu je 8 € pro Monat. Selbst wenn nur 300 Personen aktiv sind, fallen Kosten für alle 500 an.

Beim Active User Modell bezahlen Sie nur für Nutzer, die im jeweiligen Zeitraum (z. B. pro Monat) tatsächlich aktiv waren.
Das kann das Einloggen, das Starten eines Kurses oder eine abgeschlossene Lektion sein. Die Definition variiert je nach Anbieter.

Vorteil:
Flexibel und fair, wenn der Lernbedarf im Unternehmen stark schwankt oder saisonal variiert.

Beispiel:
1 000 Mitarbeitende sind registriert, aber nur 400 lernen in einem Monat aktiv. Abgerechnet werden nur diese 400 Nutzer.

Beim Concurrent User Modell wird gezahlt, wie viele Personen gleichzeitig auf die Plattform zugreifen dürfen.
Wenn das Limit erreicht ist, muss ein Nutzer sich abmelden, bevor ein anderer einsteigen kann.

Einsatzgebiet:
Unternehmen mit großer Nutzerbasis, bei der aber nie alle gleichzeitig lernen, etwa internationale Konzerne mit zeitversetzten Lernphasen.

Beispiel:
10 000 Mitarbeitende weltweit, aber maximal 500 gleichzeitig aktiv. Dann reichen 500 Concurrent User Lizenzen, obwohl viel mehr Personen registriert sind.

Hinweis: Viele Anbieter arbeiten mit Staffelpreisen. Je mehr Nutzer lizenziert werden, desto geringer fällt der Preis pro Nutzer aus. Das kann die Gesamtkosten bei wachsender Nutzerzahl deutlich senken.

Jedes Lizenzmodell hat seine Berechtigung. Wer planbare Budgets bevorzugt, wählt meist Named User. Wer flexible Nutzung braucht, profitiert von Active oder Concurrent User Modellen. Am besten lässt sich das passende Modell im Gespräch mit einem erfahrenen Berater ermitteln, der den tatsächlichen Lernbedarf realistisch einschätzt.

Die Einführung und Implementierung einer Lernplattform verursacht einmalige Kosten, die je nach System und Anforderungen stark variieren können. Für kleinere Unternehmen beginnen sie oft bei etwa 3 000 bis 5 000 Euro, während komplexe Rollouts mit mehreren Standorten leicht fünfstellige Beträge erreichen.

Zu den wichtigsten Kostenpunkten gehören:

• Systemeinrichtung:
  Installation, Basiskonfiguration, Benutzerrollen und Rechtevergabe. Bei Cloud-Systemen meist geringer Aufwand, bei On-Premise-Lösungen deutlich höher.
• Datenmigration:
  Übertragung bestehender Nutzerdaten, Lernstände und Inhalte aus alten Systemen oder Excel-Listen. Der Aufwand steigt mit der Datenmenge.
• Design und Branding:
  Anpassung an das Corporate Design, Logos, Startseiten, Sprachversionen und Navigation.
• Schnittstellenintegration:
  Anbindung an HR-, ERP- oder CRM-Systeme, Single Sign-On (SSO) und API-Verbindungen. Das erfordert oft technische Unterstützung durch den Anbieter oder externe Spezialisten.
• Schulung und Training:
  Einführungstrainings für Administratoren, Trainer und Autoren. Ziel: Eigenständige Nutzung ohne dauerhafte externe Hilfe.
• Test und Rollout:
  Pilotphase, Qualitätssicherung und anschließende Freischaltung für alle Nutzer.

Tipp: Planen Sie für die Implementierung ausreichend Zeit und Budget ein. Eine gute Vorbereitung und ein erfahrener Implementierungspartner sorgen dafür, dass die Lernplattform von Anfang an reibungslos funktioniert.
 

Nach dem Start einer Lernplattform fallen fortlaufende Kosten an, die oft unterschätzt werden. Sie sichern den reibungslosen Betrieb, die Aktualität und die Weiterentwicklung des Systems. Die wichtigsten laufenden Kosten sind:

• Lizenz- oder Nutzungsgebühren:
  Monatliche oder jährliche Gebühren für die Plattformnutzung. Diese hängen von der Zahl der Nutzer und dem gewählten Lizenzmodell ab.
• Hosting und Speicherplatz:
  Bei Cloud-Systemen sind diese Kosten meist im Paket enthalten. On-Premise-Lösungen verursachen zusätzliche Ausgaben für Serverbetrieb, Wartung und Strom.
• Support und Wartung:
  Technischer Support, Softwareupdates, Sicherheits-Patches und Fehlerbehebungen werden häufig über Serviceverträge abgerechnet.
• Weiterentwicklung und neue Funktionen:
  Viele Anbieter bieten modulare Erweiterungen oder Upgrades an. Wer sein System aktuell halten möchte, sollte hier regelmäßig Budget einplanen.
• Inhaltspflege:
  Auch die Pflege und Aktualisierung von Kursen, Lernpfaden oder Zertifikaten verursacht laufenden Aufwand – intern oder extern.
• Training und Onboarding neuer Mitarbeitender:
  Neue Administratoren oder Autoren müssen eingearbeitet werden. Manche Unternehmen buchen hierzu regelmäßig Schulungen.
• Datenschutz und Compliance:
  Dokumentationspflichten, Audits und DSGVO-konforme Prozesse erfordern gelegentlich externe Beratung oder zusätzliche Tools.

Praxis-Tipp: Erstellen Sie gleich zu Beginn eine Übersicht aller wiederkehrenden Kosten. So vermeiden Sie Budgetlücken und können den langfristigen ROI Ihrer Lernplattform realistisch bewerten.

Ob Sie für Ihre Lernplattform einen eigenen Administrator benötigen, hängt stark von der Größe Ihres Unternehmens und dem Umfang des Systems ab. Ganz ohne Administration geht es jedoch nie. Jede Lernplattform braucht jemanden, der Nutzer verwaltet, Kurse zuordnet, Rechte vergibt, Berichte erstellt und technische Abläufe im Blick behält.

Neben den offensichtlichen Lizenz- und Implementierungskosten gibt es bei Lernplattformen auch versteckte Kosten, die im ersten Moment oft übersehen werden. Sie entstehen meist im laufenden Betrieb oder durch zusätzliche Anforderungen, die erst im Projektverlauf sichtbar werden.

• Anpassungen und Sonderentwicklungen:
  Individuelle Funktionen, neue Schnittstellen oder Designanpassungen verursachen schnell zusätzliche Entwicklungsstunden.
• Erweiterungen und Zusatzmodule:
  Viele Systeme bieten Grundfunktionen im Basispaket, verlangen aber Aufpreise für Features wie Zertifikatsmanagement, Gamification oder KI-gestütztes Reporting.
• Datensicherung und Speicherplatz:
  Steigt die Zahl der Nutzer oder der Umfang von Videos und Kursdateien, müssen häufig zusätzliche Speicherpakete oder Backuplösungen gebucht werden.
• Updates und Release-Wechsel:
  Besonders bei On-Premise-Systemen können größere Versionssprünge Zusatzaufwand für IT und Testläufe bedeuten.
• Support außerhalb des Vertragsumfangs:
  Individuelle Beratung, Fehleranalysen oder Notfall-Support werden bei vielen Anbietern separat abgerechnet.
• Übersetzungen und Mehrsprachigkeit:
  Internationale Unternehmen benötigen oft mehrsprachige Oberflächen und Inhalte, was zusätzliche Übersetzungs- und Pflegekosten mit sich bringt.
• Kommunikation und Change Management:
  Der Aufwand, Mitarbeitende zu informieren, einzuführen und zum Lernen zu motivieren, wird oft unterschätzt – dabei ist er entscheidend für den Erfolg.

Tipp: Planen Sie im Gesamtbudget stets einen Puffer von etwa 10 bis 20 % für unvorhergesehene Posten ein. So vermeiden Sie böse Überraschungen und behalten die volle Kostenkontrolle über Ihre Lernplattform.

Ein realistisches Budget für eine Lernplattform entsteht durch eine klare Bedarfsanalyse. Definieren Sie, wer lernen soll, welche Inhalte vermittelt werden und wie intensiv die Plattform genutzt wird. So lässt sich entscheiden, ob eine einfache Standardlösung genügt oder eine skalierbare Plattform notwendig ist.

Beziehen Sie alle Kosten über mehrere Jahre ein: von Lizenzen und Implementierung bis zu Support und Schulungen. Cloud-Systeme sind meist günstiger im Einstieg, On-Premise-Lösungen rechnen sich oft langfristig.

Lassen Sie sich in der Planungsphase von erfahrenen LMS-Beratern, wie den Consultants der chemmedia AG, unterstützen. Sie helfen, den Bedarf realistisch einzuschätzen und ein Budget zu planen, das zu Ihren Zielen und Ressourcen passt.

Die passende Lernplattform zu finden, beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Welche Ziele verfolgen Sie mit der Plattform? Welche Funktionen sind unverzichtbar, welche nur „nice to have“? Und welches Budget steht tatsächlich zur Verfügung? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich gezielt vergleichen, welche Systeme in Ihr Kostenrahmen passen.

Da die Preisstrukturen von Lernplattformen sehr unterschiedlich sind, ist der Vergleich allein oft mühsam. Viele Anbieter rechnen nach unterschiedlichen Modellen ab, und nicht jedes Angebot zeigt auf den ersten Blick, was wirklich enthalten ist. Hier hilft eine herstellerunabhängige LMS-Beratung. Unsere Experten unterstützen Sie dabei, Anforderungen zu priorisieren, Kosten realistisch einzuschätzen und Systeme zu identifizieren, die fachlich, technisch und finanziell zu Ihrem Unternehmen passen.

Nutzen Sie am besten direkt unseren kostenfreien LMS-Finder, um eine erste Orientierung zu bekommen. Das Tool führt Sie in wenigen Minuten durch zentrale Fragen und liefert Ihnen eine Vorauswahl passender Systeme.

Lassen Sie sich unverbindlich beraten und finden Sie die Lernplattform, die zu Ihren Anforderungen und Ihrem Budget passt. So investieren Sie gezielt in Ihre Weiterbildung und vermeiden kostspielige Fehlentscheidungen von Anfang an. Machen Sie jetzt den ersten Schritt und vereinbaren Sie jetzt ein kostenfreies und unverbindliches Gespräch für eine Lernplattform-Beratung.