Wie Sie eine effektive Schulung planen und umsetzen

Eine effektive Schulung planen ist eine ganz eigene Herausforderung, die weitaus mehr erfordert als nur einen Raum zu buchen und einen Trainer zu engagieren. Wer eine erfolgreiche Schulung planen möchte, setzt bereits viel weiter vorne an. 

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie in 9 Schritten Ihre Schulung planen, ausrollen und den Erfolg messen. Nutzen Sie die dazugehörige Checkliste, um bei der Schulungsplanung nichts zu vergessen.

Bevor Sie die Schulung planen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den genauen Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeitenden zu analysieren. Das hilft Ihnen zu erkennen, welche Fähigkeiten bereits vorhanden sind und wo noch Lücken geschlossen werden müssen. Ohne diese fundierte Datenbasis laufen Ihre Schulungsmaßnahmen ins Leere und verschwenden wertvolle Ressourcen.

Indem Sie bedarfsgerechte Schulungen planen, setzen Sie auf harte Fakten statt auf reines Bauchgefühl. Diese Vorgehensweise bildet das Fundament für strategisch kluge Entscheidungen in Ihrer Personalentwicklung. Sie identifizieren, wo Investitionen in Weiterbildung am dringendsten notwendig sind und setzen Ihre Ressourcen gezielt ein. Es geht hierbei nicht nur darum, Kompetenzlücken zu schließen, sondern auch darum, Talente zu fördern und weiterzuentwickeln.

In der modernen Personalentwicklung haben Sie Zugriff auf eine Vielzahl von Methoden, um den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeitenden genau zu bestimmen. Diese Methoden greifen sowohl auf quantitative als auch qualitative Daten zurück und verschaffen Ihnen so ein detailliertes Bild der aktuellen Kompetenzen und Lernbedürfnisse in Ihrem Team. Es gibt nicht "die eine Methode" – vielmehr ist es sinnvoll, verschiedene Ansätze zu kombinieren, um möglichst präzise Ergebnisse zu erzielen. Ihre Wahl hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Ihre Ressourcen, die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden und die spezifische Unternehmenskultur. Dieser Prozess ist ein entscheidender Teil, wenn Sie eine Schulung planen. Hier ein Überblick über einige gängige Ansätze zur Ermittlung des Schulungsbedarfs:

• Leistungsbeurteilungen
• Kompetenzanalysen
• Feedback von Mitarbeitenden
• Technologiebasierte Datenanalyse
• 360-Grad-Feedback
• Benchmarking

Jede Strategie beginnt mit einer klaren Zieldefinition – nur so können Sie gezielt die Anforderungen Ihrer Schulung planen. Denken Sie daran: Je präziser und differenzierter Sie die Lernziele formulieren, desto deutlicher wird der Weg zu deren Erfüllung. Überlegen Sie genau, was erreicht werden soll. Geht es nur darum, Inhalte zu vermitteln? Müssen bestimmte Abläufe praktisch geübt werden? Oder ist es notwendig, dass Prozesse individuell entwickelt, ausprobiert und reflektiert werden?

Nehmen wir ein konkretes Beispiel aus dem Unternehmenskontext: Stellen Sie sich vor, Sie sollen eine Schulung planen, in der Vertriebsmitarbeiter lernen sollen, eine neue CRM-Software effektiv zu nutzen. Eine allgemeine Zielsetzung wie „CRM-Software nutzen“ ist zu vage und gibt kaum Hinweise für effektive Lehrmethoden oder Prüfungsanforderungen – es fehlen einfach zu viele Informationen. Wenn Sie jedoch das Ziel spezifizieren, etwa „Die Vertriebsmitarbeiter sollen eigenständig in der Lage sein, innerhalb von 45 Minuten Kundendaten in der neuen CRM-Software zu erfassen und zu analysieren“, ergibt sich daraus fast automatisch ein klarer Lehr- und Prüfungsansatz. Dies macht es notwendig, dass die Mitarbeitenden ihr Wissen anwenden und dabei die Funktionalitäten der Software kritisch nutzen. Eine mögliche Prüfungsaufgabe könnte dann lauten: „Erfassen und analysieren Sie eigenständig Kundendaten in der neuen CRM-Software und begründen Sie, wie diese Informationen effektiv für Vertriebsstrategien genutzt werden können.“ Durch solche präzisen Lernzielbeschreibungen schaffen Sie eine solide Basis für erfolgreiche Lehr- und Lernprozesse.

Eine Schulung planen erfordert es zunächst, die konkreten Inhalte festzulegen. Stimmen Sie diese so präzise wie möglich auf den ermittelten Schulungsbedarf und die definierten Lernziele ab. Gehen Sie dabei systematisch vor und stellen Sie sicher, dass jeder Aspekt der Schulung Ihre Mitarbeitenden weiterbringt und zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.

Beginnen Sie mit einer genauen Analyse der Lernziele, die Sie für die CRM-Software-Schulung festgelegt haben. Zum Beispiel, wenn das Ziel lautet: „Die Vertriebsmitarbeiter sollen eigenständig Kundendaten in der neuen CRM-Software erfassen und analysieren können“, müssen die Schulungsinhalte genau diese Fähigkeiten adressieren.

Teilen Sie die Inhalte in logische Module oder Einheiten auf. Für das CRM-Beispiel könnten Sie folgende Module entwickeln:

Modul 1: Grundlagen der CRM-Software – Hierzu gehören die Einführung in die Benutzeroberfläche, Grundfunktionen und Datenstruktur der Software.

Modul 2: Kundendaten erfassen – Dieses Modul behandelt die praktische Anwendung der Software, einschließlich der Eingabe neuer Kundendaten und der Aktualisierung bestehender Einträge.

Modul 3: Datenanalyse – Hier lernen die Mitarbeitenden, wie sie Berichte erstellen und Daten analysieren, um Verkaufschancen und Kundentrends zu erkennen.

Nachdem Sie die Inhalte festgelegt haben, ist der nächste Schritt beim Schulung planen, das passende Format zu wählen, um diese Inhalte effektiv zu vermitteln. Die Wahl des Formats hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Art der Inhalte, die Präferenzen und Lernstile Ihrer Mitarbeitenden sowie die verfügbaren Ressourcen Ihres Unternehmens.

Präsenzschulungen bieten den Vorteil des direkten, persönlichen Austauschs und ermöglichen eine dynamische Interaktion zwischen Trainer und Teilnehmern. Sie sind besonders effektiv, wenn es um den Aufbau von Beziehungen, die Vermittlung von praktischen Fähigkeiten oder Themen geht, bei denen direktes Feedback notwendig ist. Allerdings können sie logistisch aufwendiger und kostspieliger sein, vor allem wenn Teams geografisch verteilt sind.

Digitale Formate bieten Flexibilität und Skalierbarkeit und sind oft kosteneffizienter. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden, unabhängig von Ort und Zeit zu lernen. Digitale Formate reichen von einfachen Online-Kursen bis hin zu interaktiven Lernplattformen und können eine breite Palette an Lernbedürfnissen abdecken.

Blended Learning kombiniert Präsenzschulungen mit digitalen Lernelementen. Diese Kombination ermöglicht es, die Vorteile beider Ansätze zu nutzen. Theoretische Inhalte können zum Beispiel vorab über digitale Medien vermittelt werden, während praktische Übungen und der intensive Austausch in Präsenzveranstaltungen stattfinden. Dieser Ansatz fördert das selbstgesteuerte Lernen und ermöglicht gleichzeitig den wertvollen persönlichen Kontakt.

Um das digitale Lernen effektiv zu gestalten, können verschiedene E‑Learning-Methoden angewandt werden. Die Auswahl des richtigen Formats sollte strategisch erfolgen, basierend auf den Lernzielen, der Zielgruppe und den spezifischen Bedingungen Ihres Unternehmens. Durch die Kombination verschiedener Methoden und Formate können Sie ein umfassendes und ansprechendes Lernumfeld schaffen, das die Effektivität Ihrer Schulungen maximiert und gleichzeitig die Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden fördert.

Die wichtigsten Eckpunkte Ihrer Schulung sind geplant. Jetzt geht es an die Inhalte und Lernmaterialien. Hier sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Versuchen Sie verschiedene Methoden und Formate miteinander zu kombinieren, um eine abwechslungsreiche Lernerfahrung zu bieten. Berücksichtigen Sie dabei den Wissensstand Ihrer Lernenden sowie deren Präferenzen.

Tragen Sie vorhandene Materialien und Informationen sorgsam zusammen. Bewerten Sie die Relevanz und Qualität jedes Inhalts. Stellen Sie sicher, dass er aktuell ist, die Lernziele unterstützt und aus verlässlichen Quellen stammt. Verwerfen Sie Inhalte, die nicht den Anforderungen entsprechen oder veraltet sind.

Füllen Sie etwaige Informationslücken durch die Erstellung neuer Inhalte. Verfassen Sie frische Texte, gestalten Sie aussagekräftige Grafiken und produzieren Sie anschauliche Lernvideos. Passen Sie zudem bestehende Materialien an, damit sie den aktuellen Anforderungen und Lernzielen entsprechen.

Professionelle E‑Learning Autorentools unterstützen Sie dabei Ihre Schulungsinhalte in wenigen Minuten zu erstellen. Nutzen Sie Rapid Authoring Features und KI-Unterstützung um Ihr gesammeltes Wissen in kürzester Zeit in attraktive digitale Schulungen zu verwandeln.

Nicht immer muss Inhaltsentwicklung von Grund auf neu erfolgen. Content-Kuration ist ein effektiver Weg, um hochwertige Ressourcen zu sammeln, zu organisieren und zugänglich zu machen. Bei der Kuration sollten Sie darauf achten, nur Materialien auszuwählen, die relevant, vertrauenswürdig und aktuell sind. Curated Content kann eine Vielzahl von Formaten umfassen, von Artikeln und Videos bis hin zu Podcasts und Infografiken.

Manchmal lohnt sich auch der Kauf fertiger Standard-Schulungen. In vielen Bereichen finden Sie professionelle Anbieter hochwertiger Onlinekurse. Nutzen Sie diese als Teil Ihrer geplanten Schulung und ergänzen Sie durch weitere selbsterstellte oder gekaufte Inhalte.

Früher waren Schulungspläne in Excel eine schnelle und einfache Möglichkeit einen Schulungsplan zu erstellen. Mittlerweile reichen analoge Methoden oder einfache Tabellen zum Schulung planen nicht mehr aus. Ein Learning Management System (LMS) ermöglicht Ihnen nicht nur, Lernmaterialien zentral zu verwalten, sondern auch, individuelle Lernpfade zu erstellen und den Fortschritt Ihrer Teilnehmenden zu überwachen.

Beginnen Sie mit der Zuweisung der spezifischen Kurse und Lernmaterialien an Ihre Lernenden. In einem LMS können Sie einfach auswählen, welche Ressourcen jeder Lernende oder jede Lernergruppe erhalten soll, basierend auf deren Rollen oder Lernbedürfnissen. Dies stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen und Werkzeuge für den Lernerfolg zur Verfügung stehen.

Individuelle Lernpfade sind besonders wichtig, um unterschiedliche Wissensstände und Lerngeschwindigkeiten zu berücksichtigen. Im LMS können Sie Lernpfade erstellen, die speziell darauf ausgelegt sind, aufbauendes Wissen zu vermitteln oder spezifische Kompetenzen zu entwickeln. Diese Pfade können aus einer Mischung von Online-Kursen, interaktiven Modulen und Bewertungen bestehen, die so angeordnet sind, dass sie den Lernenden schrittweise zum Ziel führen.

Auch wenn ein Großteil der Schulung digital abläuft, können Präsenzschulungen und Live-Webinare eine wertvolle Ergänzung sein. Im LMS lässt sich ein Kalender mit allen wichtigen Terminen integrieren. Planen Sie Präsenztermine und ermöglichen Sie Anmeldungen zu Live-Webinaren direkt im System. Dies hilft den Teilnehmenden, ihre Lernagenda effektiv zu managen und sicherzustellen, dass sie alle wichtigen Termine wahrnehmen können.

Sie haben es fast geschafft! Ihre Schulungsinhalte sind erstellt, der Schulungsplan steht. Zeit für den Rollout der geplanten Schulung. Vor dem finalen Onlinegang gibt es jedoch noch einige Dinge zu klären. Testen Sie Ihre Schulungsinhalte und holen Sie sich, wenn nötig Input von Fachexperten. Prüfen Sie Ihren Schulungsplan. Sind alle Daten im LMS und sind die Daten korrekt eingetragen? Sind alle Lernenden, welche die Schulung erhalten sollen, auch in der richtigen Zielgruppe?

Endlich geschafft! Schulung geplant, Schulung ausgerollt und durchgeführt. Glückwunsch! Aber Sie sind noch nicht fertig. Messen Sie den Erfolg Ihrer Schulung und gewinnen Sie tiefe Einblicke in den Fortschritt, die Herausforderungen und den Wissenserwerb Ihrer Teilnehmenden. Mit Learning Analytics sammeln und analysieren Sie eine Vielzahl von Daten, die während des Lernprozesses entstehen. Diese helfen Ihnen, den Lernerfolg genau zu verstehen, Schwierigkeiten frühzeitig zu entdecken und die Schulung entsprechend zu steuern und nachzujustieren. 

Ein zentraler Vorteil von Learning Analytics ist die Fähigkeit, individuelle Lernwege zu erkennen und zu unterstützen. Es geht dabei nicht nur um allgemeine Trends innerhalb einer Gruppe, sondern auch um spezielle Herausforderungen einzelner Teilnehmer. Aus diesen Erkenntnissen können Sie maßgeschneiderte Unterstützung bieten und gezielt eingreifen, um jedem optimal zu helfen.

Außerdem erlaubt Ihnen Learning Analytics, schnell auf Lernentwicklungen zu reagieren. Wenn beispielsweise das Abschneiden in einem Quiz hinter den Erwartungen zurückbleibt, können Sie sofort eingreifen, die Inhalte anpassen oder zusätzliche Ressourcen bereitstellen, um das Verständnis zu vertiefen.

Durch regelmäßige Analysen der Daten aus Learning Analytics verbessern Sie Ihr Schulungsprogramm laufend. Dies steigert nicht nur die Wirksamkeit Ihrer Angebote, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Teilnehmer. Sie fühlen sich besser betreut und sind motivierter, wenn sie merken, dass die Inhalte und das Lerntempo genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Neben den wertvollen Learning Analytics Daten ist das Feedback Ihrer Schulungsteilnehmer die beste Vorlage für kontinuierliche Verbesserung beim Schulung planen. Erfahren Sie direkt von den Teilnehmenden, was gut funktioniert hat und was verbesserungswürdig war.

Ein effektives Feedbacksystem ermutigt die Lernenden, ihre Gedanken und Meinungen zum Lernprozess offen zu teilen. Dies kann durch anonyme Umfragen, direkte Feedback-Formulare oder auch interaktive Bewertungssysteme geschehen. Wichtig ist, dass Sie regelmäßig Feedback einholen – sowohl während der Schulung als auch am Ende. So können Sie zeitnah Anpassungen vornehmen, die das Lernerlebnis verbessern.

Evaluieren Sie sowohl das Feedback als auch die Daten regelmäßig. Sind die Abschlussquoten wie erwartet? Wurden finale Prüfungen bestanden? Prüfen Sie, ob Widersprüche zwischen den Daten und dem Lernenden-Feedback vorliegen. Entscheiden Sie, ob Verbesserungsvorschläge unbedingt umgesetzt werden müssen oder ob sie eher “nice to have” sind.

Durch regelmäßiges Feedback und Evaluation erhalten Sie ein gutes Bild davon, wie Sie Ihre nächste Schulung planen sollten. Sie ermitteln, wie effektiv Ihre Bemühungen waren und erhalten die Chance, sich und Ihre Arbeit zu verbessern. Davon profitieren auch die Teilnehmenden und Ihr gesamtes Unternehmen.

Eine Schulung planen ist nicht nur zeitaufwendig, es erfordert auch eine Vielzahl kleiner und großer Aufgaben. Je nach Größe Ihres Teams und der internen Aufgabenverteilung ist es nicht leicht den Überblick zu behalten. Nutzen Sie unsere kostenfreie Schulung planen Checkliste für Ihre nächste Schulung. Erhalten Sie eine detaillierte Aufgabenplanung für alle 9 Schritte der Schulungsplanung mit Einzelaufgaben zum Abhaken. 

• Schulungsbedarf ermitteln
• Lernziele definieren
• Schulungs-Inhalte festlegen
• Das richtige Format finden
• Lerninhalte erstellen
• Schulungsplan erstellen
• Rollout der Schulung
• Schulungserfolg messen
• Feedback und Evaluation
   

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