Schulungsbedarf ermitteln in 8 einfachen Schritten

Kennen Sie den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeitenden und wie ermitteln Sie ihn? Mittlerweile ist es weder ein Geheimnis noch eine überraschende Neuigkeit: durch die rasante technologische Entwicklung sind Unternehmen gezwungen, die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden ständig zu erweitern und anzupassen. Fähigkeiten, die heute noch wichtig sind, werden morgen vielleicht schon an Bedeutung verlieren. Nur wer sich anpasst und den Kompetenzvorsprung clever nutzt, kann vorne mitspielen. 

Erfahren Sie, welche Methoden es gibt, den Schulungsbedarf zu ermitteln und nutzen Sie die super einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihr Unternehmen. Dann spielen Sie auch weiterhin vorne mit oder gehen sogar als Thought-Leader voran.

Bevor Sie beginnen, Weiterbildungsmaßnahmen für Ihre Mitarbeitenden zu planen, sollten Sie den Schulungsbedarf ermitteln.  Dadurch sind Sie in der Lage, präzise zu identifizieren, welche Fähigkeiten Ihre Mitarbeitenden bereits besitzen und welche Kompetenzlücken noch bestehen. Ohne diese klare Datenbasis gehen Ihre Schulungsinitiativen am eigentlichen Bedarf vorbei und verschwenden somit Ressourcen.

Wenn Sie den Schulungsbedarf ermitteln, planen Sie Bildungsmaßnahmen nicht nach Gefühl, sondern basierend auf verlässlichen Daten. Sie legen die Grundlage für strategische Entscheidungen in der Personalentwicklung. Sie erkennen, wo Investitionen in die Fortbildung am dringendsten benötigt werden und setzen Ihre Ressourcen entsprechend ein. Dabei geht es nicht nur um die Schließung von Kompetenzlücken, sondern auch um die Förderung und Entwicklung von Talenten.

Durch einen präzise ermittelten Schulungsbedarf bieten Sie Ihren Mitarbeitenden folgende Vorteile:

• maßgeschneiderte Karriereentwicklung
• Erwerb von Fähigkeiten, die für die aktuelle und zukünftige Rolle entscheidend sind
• Motivation und Engagement durch personalisierte Schulungsinitiativen
• schnellere Anpassungsfähigkeit an neue Technologien und Prozesse
• höhere Zufriedenheit mit dem Job und dem Unternehmen
   

• Gezielte Schulungen steigern die Effizienz der Personalentwicklung
• Wettbewerbsvorteil durch top ausgebildete Fachkräfte
• gezielte Talententwicklung fördert Loyalität und Bindung
• schnelle Reaktion auf Veränderungen im Markt oder in der Technologie
• positive und proaktive Unternehmenskultur, die weitere Talente anzieht

In der modernen Personalentwicklung stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung, um den Schulungsbedarf präzise zu ermitteln. Diese nutzen sowohl quantitative als auch qualitative Daten, um ein umfassendes Bild der aktuellen Kompetenzen und Lernbedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden zu zeichnen. Es gibt nicht “die eine Methode”. Nutzen Sie eine Kombination verschiedener Ansätze, um möglichst klare Ergebnisse zu erhalten. Für welche Sie sich entscheiden, hängt von Ihren Ressourcen, der Anzahl der Mitarbeitenden und Ihrer Unternehmenskultur ab. Hier sind einige der gängigsten Ansätze, um den Schulungsbedarf zu ermitteln:

Erkennen Sie Kompetenzlücken durch regelmäßige Bewertungen der Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeitenden. Diese geben oft direkte Hinweise auf den Schulungsbedarf. Die Leistungsbeurteilungen kommen dabei aus unterschiedlichen Quellen. Einschätzungen von Vorgesetzten oder direkten Kollegen bieten einen guten Einblick. Bei Führungskräften lohnt es sich auch einen Blick auf die Beurteilungen der unterstellten Mitarbeitenden zu werfen. Sie geben gute Hinweise über Führungs- und Kommunikationskompetenzen. 

Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden auch eine Selbsteinschätzung abgeben. Bei einer großen Abweichung von Selbst- und Fremdwahrnehmung besteht Handlungsbedarf.

Hierbei definieren Sie die erforderlichen Kompetenzen für bestimmte Rollen und gleichen sie mit den aktuellen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden ab. Dies hilft Ihnen, spezifische Schulungsbedarfe zu identifizieren. 

Beispiel für eine Kompetenzanalyse in der Entwicklungsabteilung eines großen Softwareunternehmens: 
Die HR-Abteilung führt Interviews mit führenden Softwareentwicklern und deren Vorgesetzten durch. Diese helfen detailliert zu verstehen, welche technischen Fähigkeiten und Softskills erforderlich sind. Auf Basis der gesammelten Informationen erstellt das HR-Team ein Kompetenzmodell, das Fähigkeiten wie Programmiersprachen (z. B. Python, Java), Verständnis für agile Entwicklungsmethoden, Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit zur Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams umfasst.

Direktes Feedback Ihrer Mitarbeitenden, sei es durch Umfragen, Interviews oder regelmäßige Feedback-Sessions, liefert wertvolle Einblicke in deren Schulungsbedürfnisse. Nutzen Sie dafür einen Feedbackfragebogen. So sind die erhobenen Daten konsistent, strukturiert und vergleichbar. 

Ein effektiver Feedbackbogen enthält folgende Elemente:

• Allgemeine Informationen (Name, Abteilung etc.)
• Bewertung der aktuellen Schulungsprogramme
• Bedarfsermittlung (benötigte Fähigkeiten, Wünsche für Tools und Themen)
• Fragen zur persönlichen Entwicklung
• Platz für Vorschläge und Ergänzungen

Moderne HR-Technologien und Learning Management Systeme (LMS) bieten oft fortschrittliche Analysetools, die Daten über Lernfortschritte und -ergebnisse automatisch sammeln und auswerten.

Einige LMS sind in der Lage, Daten automatisch zu sammeln. Jedes Mal, wenn Ihre Mitarbeitenden eine Lerneinheit starten, abschließen oder an einem Test teilnehmen, zeichnet das System diese Aktionen auf. Durch eine Anbindung bestehender Unternehmenssysteme sind Sie in der Lage, Ihre Datenanalyse durch bestehende Mitarbeiterdaten zu ergänzen. 

Das LMS verwendet Algorithmen, um die gesammelten Daten zu analysieren. Es kann erkennen, welche Lernmodule am häufigsten genutzt werden, welche als schwierig empfunden werden (basierend auf Testergebnissen und Wiederholungsraten) und wie effektiv die Materialien bei der Verbesserung bestimmter Fähigkeiten sind. Diese Informationen helfen, die Effektivität des aktuellen Schulungsprogramms zu bewerten.

Basierend auf der Analyse gibt das LMS spezifische Empfehlungen für alle Mitarbeitenden oder für Abteilungen. Es erkennt, welche Skills verbessert werden müssen und schlägt entsprechende Kurse oder Materialien vor. Diese Empfehlungen basieren auf einer Kombination aus den Karrierezielen der Mitarbeitenden, den Anforderungen ihrer aktuellen Positionen und den übergeordneten Geschäftszielen des Unternehmens.

Diese Methode, um den Schulungsbedarf zu ermitteln, sammelt Feedback von allen Personen, die mit Ihren Mitarbeitenden interagieren. Einschließlich Vorgesetzten, Kollegen, unterstellten Mitarbeitern und manchmal auch Kunden. Das breite Spektrum an Perspektiven liefert ein detailliertes Bild der Stärken und Verbesserungsbereiche.

Die Herausforderung besteht darin, die erhaltenen Feedbacks sinnvoll und fair auszuwerten. Stellen Sie zunächst sicher, dass die Feedback-Fragen gut strukturiert sind und sich direkt auf die Kompetenzen beziehen, die für die jeweilige Position relevant sind. Zur fairen Auswertung des Feedbacks ist es ratsam, nach wiederkehrenden Themen oder Mustern in den Antworten zu suchen, anstatt sich auf einzelne Meinungen zu konzentrieren. Diese aggregierten Daten bieten wertvolle Einblicke in Bereiche, in denen Schulungsbedarf besteht oder in denen ein Mitarbeiter besonders gut abschneidet. Besprechen Sie im Anschluss die Ergebnisse des Feedbacks mit den betreffenden Mitarbeitenden, um Schulungspläne zu erstellen, die auf konkreten Rückmeldungen basieren. Dadurch wird das 360-Grad-Feedback zu einem effektiven Werkzeug für gezielte Personalentwicklung und hilft dabei, die Schulungsressourcen dort einzusetzen, wo sie den größten Nutzen bringen.

Benchmarking ist ein systematischer Prozess, bei dem Sie Ihre Prozesse, Leistungen und Praktiken mit denen anderer führender Unternehmen in der gleichen Branche oder in anderen Branchen vergleichen. Dieser Vergleich dient dazu, Leistungslücken zu identifizieren und zu verstehen, wie andere Unternehmen Spitzenleistungen erreichen. Ziel des Benchmarkings ist es, von den Best Practices anderer zu lernen, Ihre eigenen Methoden zu verbessern und so Wettbewerbsvorteile zu erlangen.

Beim Benchmarking bewerten Sie unter anderem operative Prozesse, Qualitätssicherung, Kostenmanagement und Kundenservice. Durch die Analyse, wie vergleichbare Aufgaben anderswo gehandhabt werden, sind Sie in der Lage, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren, innovative Lösungen implementieren und ihre Effizienz und Effektivität steigern. Dabei ermitteln Sie auch den Schulungsbedarf für Ihre Mitarbeitenden, indem Sie prüfen, ob die Kompetenzen für die Neuausrichtung vorhanden sind, oder nicht. 

Indem Sie den Schulungsbedarf ermitteln, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die Fähigkeiten entwickeln, die sie benötigen, um mit dem schnellen Wandel der Arbeitswelt mitzuhalten. Mithilfe der vorgestellten Schritt-für-Schritt-Anleitung gestalten Sie effektive Schulungsprogramme und maximieren die Investition in Ihre Mitarbeitenden.

Denken Sie daran: Präzise Schulungen, die auf den individuellen Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeitenden angepasst sind, sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen agil und wettbewerbsfähig bleibt. Nutzen Sie die Technologien und Methoden, die Ihnen zur Verfügung stehen, um die Potenziale Ihrer Mitarbeitenden voll auszuschöpfen und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen. Wir unterstützen Sie bei der Gestaltung Ihrer Schulungsmaßnahmen und bei der Implementierung modernen Technologien für Ihre Personalentwicklung.