Trainingsmanagement outsourcen und Personalabteilungen entlasten
Wie Sie mit Managed Training Services die Qualität ihrer Weiterbildungen steigern
Trainingsmanagement ist ein essenzieller Teil der Personalentwicklung. Je größer ein Unternehmen ist, desto wichtiger ist eine koordinierte Weiterbildung. Sowohl im Bereich Compliance als auch für das Re- und Upskilling Ihrer Mitarbeitenden. Das Handling der Technologie und die Administration der Trainings wird bei Unternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeitenden schnell zur Mammutaufgabe. Zeitdruck, die Notwendigkeit spezifischen Fachwissens und die Koordination digitaler Lernangebote stellen Ihre Trainingsabteilung vor enorme Herausforderungen.
Aber lohnt es sich hierfür eine separate Stelle freizumachen? Vielleicht in Teilzeit? Wahrscheinlich nicht. Denn die neue Stelle muss nicht nur finanziert, sondern auch entsprechend geschult werden. Dezentralisierung macht das Trainingsmanagement zusätzlich komplex und kostenintensiv. Ist dann noch die Fluktuation hoch, erreichen Mitarbeitende nur selten die notwendige Wissenstiefe, um effizient zu arbeiten. Eine mögliche Lösung: Outsourcing. Externe Trainingsmanagement Dienstleister unterstützen Sie, je nach Bedarf, bei der Administration und dem Management Ihrer Trainings. Sie bringen nicht nur zeitliche Entlastung, sondern vor allem wertvolles Fachwissen im Umgang mit Ihrem LMS. Sie kennen die Fallstricke bei großen Rollouts und helfen Ihnen, Ihre Abteilungs- und Unternehmensziele zu erreichen.
Lesen Sie in diesem Artikel, warum Sie Ihr Trainingsmanagement outsourcen sollten. Und erfahren Sie, wie Sie dadurch Ihre Personalabteilung entlasten und gleichzeitig die Qualität der Weiterbildung steigern.
Die Herausforderungen im Trainingsmanagement
Je größer das Unternehmen, desto komplexer sind die Anforderungen an das Trainingsmanagement. Allein die Pflege der Lernenden-Daten ist bei Tausenden Mitarbeitenden schon eine logistische Herausforderung. Sie müssen sicherstellen, dass am Ende jeder Mitarbeitende auch das richtige Training erhält. In der richtigen Sprache, zum richtigen Zeitpunkt. Je mehr Trainings und je mehr Lernende, desto komplexer die Aufgaben. Hinzukommen noch weitere Herausforderungen, die das erfolgreiche Trainingsmanagement zusätzlich erschweren:
- Zeitmangel
Personalentwicklung ist ein anspruchsvolles Feld mit vielen Teilbereichen und Verantwortungen. Die Anforderungen werden immer höher und die Aufgabenlisten länger. Der Tag hat allerdings nur 24 h und der Arbeitstag eigentlich nur 8 h. Manche Abteilungen schaffen trotz Überstunden das Pensum nicht mehr. Das führt wiederum zu überstürzten Lösungen, die nicht den gewünschten Lernerfolg erzielen.
- Fehlendes Spezialwissen
Die Verwaltung effektiver Trainingsprogramme erfordert ein tiefes Verständnis für Lern-Technologie und die spezifischen Bedürfnisse der Lernenden. Viel Erfahrung ist notwendig, um die Stolpersteine zu kennen und zu vermeiden. In vielen Fällen fehlt es internen Teams an diesem spezialisierten Wissen. Das kostet Zeit, Nerven und wirkt sich negativ auf die Qualität der Trainings aus.
- Ressourcenknappheit
Große Unternehmen haben zwar umfangreiche Trainingsbedürfnisse, doch oft stehen nicht genügend finanzielle und personelle Ressourcen zur Verfügung, um diese effektiv zu erfüllen. Dies führt zu einer Überlastung der vorhandenen Teams und einer Beeinträchtigung der Trainingsqualität.
- Angst, Fehler zu machen
Die Sorge, bei der Nutzung komplexer Lernmanagementsysteme (LMS) Fehler zu machen, kann zu einer zögerlichen und ineffizienten Handhabung führen. Insbesondere bei selten genutzten Funktionen fehlt die Routine, was die Angst vor Fehlern verstärkt.
- Mangelnde Übung
Wenn Trainingsmanagement-Aufgaben nur sporadisch anfallen, fehlt es an der notwendigen Übung, um effizient und sicher mit dem LMS umzugehen. Das volle Potenzial der Lernlösung wird nicht ausgeschöpft und die Effektivität und Effizienz der Trainings leiden.
- Hohe Investitionskosten für das LMS
Die hohen Anfangsinvestitionen in ein LMS müssen durch die erzielten Ergebnisse gerechtfertigt werden. Wenn die Trainingsprogramme nicht den erwarteten Nutzen bringen, wir die gesamte Investition infrage gestellt.
- Kein LMS-Support
Oft ist der Support durch den Hersteller des LMS unzureichend oder mit hohen Kosten verbunden. Dies lässt Unternehmen bei Problemen oder Fragen allein und erschwert die effektive Nutzung des Systems.
- Technische Probleme
Inhalte, die nicht wie erwartet funktionieren, stören den Lernprozess erheblich. Ihre Lernenden verlieren die Motivation und die Trainings können schlimmstenfalls nicht abgeschlossen werden.
- Druck durch Stakeholder
Führungskräfte und Geschäftsleitung fordern oft schnelle und messbare Ergebnisse von Trainingsprogrammen, ohne die notwendigen Ressourcen für deren Umsetzung bereitzustellen. Dieser Druck führt zu Stress im Team, hat aber keinen positiven Einfluss auf das Ergebnis.
Warum Trainingsmanagement outsourcen?
Wie können Sie also diese Herausforderungen lösen? Eine Möglichkeit ist, das Trainingsmanagement oder Teile davon an erfahrene externe Dienstleister auszulagern. Sie entlasten dadurch Ihre Personalabteilung und holen sich gleichzeitig wertvolles Knowhow ins Haus. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und überlassen Sie externen Dienstleistern, wie der chemmedia AG, folgenden Aufgaben:
Eingabe und Pflege der Teilnehmerdaten
Von der Anmeldung über Umbuchungen bis hin zu Stornierungen: eine sorgfältige Datenerfassung und -pflege ist grundlegend für ein effizientes Trainingsmanagement.
Abrechnung und Statistik
Sie erhalten detaillierte Abrechnungen und statistische Auswertungen Ihrer Trainings. Diese Daten unterstützen Sie bei der Budgetplanung und zeigen auf, wo Investitionen den größten Impact haben.
Auswertungen von Trainings und Feedback
Durch die Analyse von Trainingsergebnissen und Teilnehmerfeedback identifizieren Sie Stärken und Verbesserungspotenziale Ihrer Trainings.
Pflege digitaler Weiterbildungskataloge
Aktuelle und gut strukturierte Weiterbildungskataloge sind das A und O für die Nutzerfreundlichkeit Ihrer Lernplattformen. Externe Anbieter halten diese Kataloge stets auf dem neuesten Stand und sorgen für eine intuitive Nutzerführung.
Auswertung nach zahlreichen Kriterien
Egal ob nach Teilnehmerzufriedenheit, Lernerfolg oder anderen Kriterien – umfassende Auswertungen geben Ihnen tiefe Einblicke in die Effektivität Ihrer Trainings.
Administration
Von Kurseinstellungen, Nutzerrechten bis hin zur Pflege von Lerninhalten – Ihr LMS bleibt effizient, aktuell und benutzerfreundlich. Sichern Sie sich ein störungsfreies System, das genau auf die Lernbedürfnisse Ihrer Organisation abgestimmt ist.
Testen der Lerninhalte und Lernpfade
Externe Experten überprüfen, ob alle technischen Komponenten einwandfrei funktionieren und die Lerninhalte klar und verständlich sind. Sie identifizieren und beheben technische Probleme sowie inhaltliche Unklarheiten, bevor diese den Lernprozess beeinträchtigen können.
Qualitätsmanagement
Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen stellen Sie sicher, dass Ihre Trainings den höchsten Qualitätsstandards entsprechen. Feedbackbögen und Learner-Surveys sind dabei wichtige Instrumente, um die Teilnehmerzufriedenheit zu messen und die Lehrmethoden kontinuierlich zu verbessern.
Rollout-Unterstützung
Managen Sie den reibungslosen Rollout neuer Trainings in Ihrem LMS. Sorgen Sie für eine fehlerfreie Integration und Zugänglichkeit der Inhalte und optimieren Sie das Lernerlebnis Ihrer Zielgruppen.
Case Study: Wo Unterstützung im Trainingsmanagement bereits erfolgreich war
Stellen Sie sich vor: Sie stehen vor der Herausforderung, eine neue Compliance-Schulung an 150.000 Mitarbeitende auszurollen. Aber Sie haben nur 4 Monate Zeit und keine Erfahrungen mit Projekten dieser Größenordnung. Zusätzliche Einschränkung: Es herrscht eine Pandemie und es gelten strenge Einschränkungen für die Zusammenkunft von Menschen. Klingt unmöglich? Das dachte einer unserer Kunden aus der Automobil-Industrie auch. Doch durch strategisches Outsourcing des Trainingsmanagements konnten alle gesteckten Ziele mit Bravour gemeistert werden.
Neben dem gelungenen Projektabschluss bot die Kollaboration auch viele Vorteile für den Auftraggeber: Durch die im Projekt gesetzten Standards können zukünftige E-Trainings effizient und effektiv umgesetzt werden. Definierte und fest erprobte Prozesse und Abläufe mit internen und externen Teams vereinfachen den Rollout weiterer Trainings um ein Vielfaches – ein echter Gewinn für das Unternehmen.
Dieses Projekt wurde 2021 mit dem HCM Excellence Award in Gold ausgezeichnet. Alle Details zu
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Case Study
Auswahl des richtigen Anbieters für externe Trainingsmanagement Services
Die Wahl des richtigen Partners für Ihr Trainingsmanagement beeinflusst nicht nur die Qualität Ihrer Trainings, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und den Erfolg Ihrer Personalentwicklungsstrategie. Hier sind die wichtigsten Kriterien, die Sie bei der Auswahl beachten sollten:
Langjährige Erfahrung
Blicken Sie auf die Historie des Anbieters. Langjährige Erfahrung in verschiedenen Branchen spricht für ein tiefes Verständnis für Trainingsmanagement und die Fähigkeit, sich auf unterschiedliche Bedürfnisse einzustellen.
Breites technisches Wissen
Ein Anbieter, der verschiedene LMS beherrscht und sich schnell in neue Systeme einarbeitet, bringt wertvolles Know-how mit. Dieses Fachwissen garantiert, dass Ihre Trainings reibungslos ablaufen.
Hohe Kundenzufriedenheit und starke Referenzen
Referenzen und Bewertungen geben Aufschluss über die Qualität der Dienstleistungen. Zufriedene Kunden sind ein starkes Indiz dafür, dass der Anbieter hält, was er verspricht.
Technologische Kompetenz
Technologische Kompetenz ist unerlässlich. Ihr Anbieter sollte nicht nur mit Ihrem LMS vertraut sein, sondern auch bereit sein, sich in neue Technologien einzuarbeiten. Eine proaktive Haltung gegenüber digitalen Trends sichert Ihnen einen Vorsprung.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Der ideale Partner versteht, dass kein Unternehmen wie das andere ist. Er passt seine Services individuell an Ihre Bedürfnisse an und reagiert flexibel auf Veränderungen.
Gute Kommunikation und schneller Support
Eine offene und effiziente Kommunikation bildet das Fundament einer erfolgreichen Partnerschaft. Ein Anbieter, der schnell und kompetent auf Ihre Anfragen reagiert, zeigt, dass er Ihre Zeit wertschätzt. Zudem ist ein deutschsprachiger Support für deutsche Firmen ein echtes Plus.
Ausgewogenes Kosten-Nutzen-Verhältnis
Günstig ist nicht automatisch die beste Lösung. Gute und schnelle Ergebnisse sind ihr Geld wert. Vergleichen Sie Angebote und entscheiden Sie sich für den Anbieter, der die beste Leistung zu einem fairen Preis bietet.
Sicherheit und Datenschutz
In der digitalen Welt sind diese Aspekte unverzichtbar. Ihr Anbieter muss garantieren, dass Ihre Daten sicher sind und alle Prozesse den aktuellen Datenschutzrichtlinien entsprechen.
Unser Angebot
Fazit.
Die Entscheidung, Ihr Trainingsmanagement an externe Dienstleister auszulagern, ist eine Entscheidung für mehr Effizienz, Qualität und Innovation in Ihrer Personalentwicklung. Mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite überwinden Sie nicht nur die typischen Herausforderungen wie Zeitmangel, fehlendes Spezialwissen und Ressourcenknappheit, sondern setzen auch neue Maßstäbe in der Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden.
Die Vorteile sprechen für sich: Sie gewinnen wertvolle Zeit zurück und nutzen das Fachwissen der besten Köpfe in der Branche. Sie erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und Stakeholder und sorgen für hohe Abschlussquoten. Ihre Trainingsprogramme profitieren von modernsten Methoden und Technologien, während Sie gleichzeitig sicher sein können, dass Ihr Lernmanagementsystem (LMS) stets optimal verwaltet wird. Die Auswahl des richtigen Anbieters ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Ein Partner, der Erfahrung, ein breites Wissen, Flexibilität und ein starkes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, ist Gold wert.
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