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E-Learnings schneller erstellen dank KI

OpenGraph: KAI – Künstliche Intelligenz in Knowledgeworker Create

Ab sofort unterstützt Sie die optionale Knowledgeworker Artificial Intelligence – kurz KI-KAI – bei der Erstellung hochwertiger Lerninhalte im Learning Content Management System Knowledgeworker Create. 

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Change-Management in der Personalentwicklung

Wie Sie E‑Learning oder digitales Onboarding erfolgreich in Ihr Unternehmen einführen

 
 

Braucht alles unbedingt einen Prozess? Nein, sicherlich nicht alles, aber die Einführung von Veränderungen im Unternehmen unbedingt. Menschen lieben Gewohnheiten und neigen dazu, sich an Abläufe zu gewöhnen, die ihnen ein gewisses Maß an Sicherheit und Komfort bieten. Veränderungen bedeuten, dass diese Gewohnheiten und Komfortzonen verlassen werden müssen, was unangenehm sein kann. Veränderungen bedeuten auch Ungewissheit und Unsicherheit darüber, was als Nächstes passieren wird. Menschen haben Angst vor dem Unbekannten und sie sorgen sich, wie sich Veränderungen auf ihr Leben auswirken. Das zeigt, wie wichtig es ist, Veränderungen im Unternehmen durchdacht zu implementieren. Darüber hinaus bietet ein durchdachter Change-Management-Prozess Struktur, Sicherheit, Transparenz und Effizient für alle Projektbeteiligten.

 

Was ist Change-Management?

Ein Change-Management Prozess dient dazu, organisatorische Veränderungen in Ihrem Unternehmen strukturiert und geplant einzuführen. Ziel ist es, die Veränderungen effektiv und effizient umzusetzen, ohne die Arbeitsabläufe, die Mitarbeitenden und die Kundenzufriedenheit zu beeinträchtigen. Dazu gehört, dass alle Mitarbeitenden ausreichend über die Veränderungen informiert sind, diese auch verstehen, sie akzeptieren und sich damit identifizieren. Denn am Ende sind sie es, die ihre Arbeitsweise den neuen Anforderungen anpassen sollen. Es gehört also dazu, den Kommunikationsprozess von Anfang an richtig zu planen und alle Betroffenen mit auf den Weg zu nehmen.

 

Modelle des Change-Prozesses

Bekannte Modelle im Überblick

In der Wissenschaft findet man unterschiedliche Change-Prozesse: So entwickelte Kurt Lewin ein 3-Phasen-Modell, Wilfried Krüger das 5-Phasen-Modell und John Kotter ein 8-Phasen-Modell. Dem 3-Phasen-Modell wird oft nachgesagt, dass es mit seinen 3 Schritten zu kurz gefasst ist und so zu oberflächlich ist. Hingegen wird das 8-Phasen-Modell oft als zu starr angesehen, da innerhalb des Prozesses keine Phase übersprungen werden darf.

 
Change-Management 3-Phasen-Modell nach Kurt Lewin
3-Phasen-Modell nach Kurt Lewin
3-Phasen-Modell nach Kurt Lewin
 
Change-Management 8-Phasen-Modell nach John Kotter
8-Phasen-Modell nach John Kotter
8-Phasen-Modell nach John Kotter
 

Das 5-Phasen-Modell nach Lewin baut auf beiden Modellen auf und schafft dabei mehr Flexibilität. Da auch wir Befürworter von Flexibilität sind, betrachten wir dieses Modell näher. Grundlegend sei noch darauf hingewiesen, dass jeder Prozess mit seinen einzelnen Schritten immer einen guten Weg vorgibt, den man gehen kann und der besser ist als jedes ungeplante Vorgehen, welches zu Krisen, Unzufriedenheit und Verwirrung führt.

 

Das 5-Phasen-Modell

Change Management 5-Phasen-Modell nach Wilfried Krüger
5-Phasen-Modell nach Wilfried Krüger
5-Phasen-Modell nach Wilfried Krüger
 

Die Initialisierung

In der ersten Phase geht es darum, den tatsächlichen Veränderungsbedarf des Unternehmens zu erkennen. Oft wird Veränderung dann nötig, wenn bisherige Abläufe, Strategien oder Technologien im Unternehmen überholt sind. Auch der steigende Fachkräftemangel ist u. a. ein Grund für Veränderung im Unternehmen, denn bei Personalknappheit muss umgedacht werden.

 

Die Konzeption

Keine Lösung ohne Konzept, kein gerader Weg ohne Plan. Entwickeln Sie auf Grundlage Ihres Veränderungsbedarfs/Ihres Problems ein exaktes und verständliches Konzept, welches konkrete Ziele beinhaltet. Schauen Sie also nicht nur auf die angestrebte Veränderung, sondern halten Sie fest, welche Verbesserungen Sie sich dadurch erhoffen. Einfach nur verändern, um zu verändern, ist schließlich kein Ziel. Planen Sie die Digitalisierung der Weiterbildung in Ihrem Unternehmen, ist es Ihr Ziel, Fachkräfte zu sichern, Weiterbildungen effektiv und effizient anzubieten und am Ende den Unternehmenserfolg zu erhöhen.

 

Die Mobilisierung

In dieser Phase stehen Ihre bisherigen Mitarbeitenden im Fokus. Sie sollten von Beginn an mit auf die Reise genommen werden, um Abwehrhaltungen von Vornherein so gering wie möglich zu halten. Sie kennen es sicher “Das haben wir aber schon immer so gemacht” ist ein typisches Beispiel dafür, dass das Bewusstsein für die Notwendigkeit und die potenziellen Erfolge nicht da ist. Binden Sie bekannte “Kritiker” am besten noch intensiver mit ein und geben Sie ihnen Raum für eigenen Input. Menschen, die mitgestalten können, sind die, die sich noch stärker hinter die neue Veränderung stellen und diese vorleben. Nehmen Sie also Ihre Mitarbeitenden mit auf die Reise, schaffen Sie eine hohe Transparenz und entwickeln Sie von Anfang an eine Kommunikationsstrategie, die Ihre Mitarbeitenden mit Begeisterung teilhaben lässt. Ihr Ziel ist es, dass das neue Konzept akzeptiert und als sinnvoll erachtet wird. In der Praxis zeigt sich oft, dass viele Angestellte Vorbehalte gegenüber Veränderungen haben, meist aus der Sorge heraus, dass sie nicht mehr mitkommen. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Seien Sie darauf vorbereitet, dass diese Ängste und Sorgen aufkommen werden und Sie dafür verantwortlich sind, diese aus der Welt zu schaffen.

 

Die Umsetzung

Nun wird es praktisch und Sie starten mit der Umsetzung. Betrachten Sie Ihre Ziele und Vorhaben und setzen Sie Prioritäten. Starten Sie mit den grundlegenden Aufgaben und setzen dann Folgeprojekte obendrauf. So weiß jeder im Unternehmen, welche Aufgabe wann umzusetzen ist. Vergleichen Sie Ihre Arbeit mit einem Hausbau: Sie machen sich einen Plan, setzen kleine Ziele, holen die Mannschaft an Board, die Sie zum Hausbau benötigen und diejenigen, die dann im neuen Haus auch zufrieden leben werden. Fangen Sie mit dem Fundament an, bevor Sie die erste Etage aufbauen oder mit der Inneneinrichtung beginnen. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, prüfen Sie im Fortschritt die erreichten Ziele und behalten Sie im Blick, ob alle Einzelmaßnahmen zum gewünschten Gesamtergebnis führen. Vielleicht müssen Sie noch mal eingreifen und etwas verändern, bleiben Sie dabei etwas flexibel.

 

Die Verstetigung

Ihr neues Haus steht, die Bewohner sind eingezogen. Jetzt geht es darum, dass alle bleiben, dass der Ablauf stimmt, die Aufgabenverteilung klar ist und sich alle wohlfühlen. Behalten Sie Ihren Weg bei und verfestigen Sie diesen. Verstetigen Sie die Maßnahmen und lassen Sie diese zu einem festen Bestandteil im Arbeitsalltag und Arbeitsprozess werden. Verpassen Sie Feinschliffe, wenn es nötig ist und denken Sie daran: Für Ihre Mitarbeitenden ist es wichtig, dass die Veränderung eine Vereinfachung darstellt. Und noch ein Tipp: Haben Sie Ihr Unternehmen erfolgreich durch Ihren Change-Management-Prozess und durch Ihre geplante Veränderung geführt, erhalten Sie das Bewusstsein für diese Erfolge in den Köpfen Ihrer Mitarbeitenden. Die nächste Veränderung wird kommen und nichts ist besser, als dann auf eine Mannschaft zu schauen, die motiviert dabei ist, weil sie auf die Erfolge der letzten Herausforderung blicken kann.

 
Nadine Pedro
Nadine Pedro, chemmedia AG

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Erfolgsfaktoren im Change-Management-Prozess

Führung:

Eine klare Führung und Unterstützung durch das Top-Management ist unerlässlich! So stellen Sie sicher, dass die Veränderungen von allen Beteiligten ernst genommen werden.

Kommunikation:

Eine offene und ehrliche Kommunikation ist das A und O, denn so stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden über die Veränderungen informiert sind, sie verstehen und auch selbst tragen.

Beteiligung:

Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden so früh wie möglich in den Change-Prozess ein, um Verständnis und Akzeptanz zu schaffen.

Schulung:

Entwickeln Sie Ihre Mitarbeitenden weiter, denn sie benötigen eventuell neue Fähigkeiten und Kenntnisse, um ihre Arbeit innerhalb und nach der Veränderung effektiv zu erledigen.

Kontinuierliche Überwachung:

Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Change-Prozesses regelmäßig und bewerten Sie Erfolge und Misserfolge. So stellen Sie sicher, dass Sie auf Kurs sind oder können gegebenenfalls eingreifen, um Anpassungen vorzunehmen.

 

Stolpersteine im Change-Management-Prozess

Widerstand:

Einige Mitarbeitende können Veränderungen als Bedrohung für ihre Arbeitsplätze oder als unangenehm empfinden. Sie kommen damit leicht in den Widerstand.

Mangelnde Unterstützung:

Wenn das Top-Management nicht vollständig hinter den Veränderungen steht, empfinden Mitarbeitende die Veränderung eher als unbedeutend und nicht wichtig.

Fehlende Kommunikation:

Wenn die Mitarbeitenden nicht ausreichend über die Veränderungen informiert sind oder nicht verstehen, warum sie notwendig sind, können sie sich dem Wandel widersetzen.

Unzureichende Schulung:

Wenn die Mitarbeitenden nicht über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um ihre Arbeit in der neuen Umgebung effektiv zu erledigen, kann dies zu Frustration und Unzufriedenheit führen.

Mangelnde Überwachung und Bewertung:

Wenn der Fortschritt des Change-Prozesses nicht regelmäßig überwacht und bewertet wird, kann es schwierig sein, gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, wenn der Prozess vom Kurs abweicht.

 

Change-Management und HR

Wie bereits zu erkennen ist, sind Change-Management und Human Resources (HR) eng miteinander verbunden, da Veränderungen immer etwas mit den Menschen im Unternehmen und der Organisationsstruktur zu tun haben. HR spielt eine wichtige Rolle bei der Unterstützung von Change-Management-Prozessen, insbesondere in Bezug auf die Mitarbeitenden. Die HR-Abteilung sollte bei Change-Management-Prozessen unbedingt von Anfang mit dabei sein. Sie kann die komplette Kommunikation in Hinblick auf die Mitarbeitenden übernehmen und die potenziellen Weiterentwicklungen der einzelnen Mitarbeitenden tragen.

 

HR unterstützt bei der Planung von Personalbedarf und -strategie, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeitenden mit den erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnissen für den Change-Prozess vorhanden sind.

HR entwickelt und implementiert Schulungsprogramme, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um in der neuen Arbeitsumgebung effektiv zu arbeiten.

HR fördert die Mitarbeiterbeteiligung an Veränderungsprozessen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter informiert und unterstützt werden und Veränderungen akzeptieren.

HR ist in der Regel für die Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsstrategien verantwortlich, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden über die anstehende Veränderungen informiert sind und verstehen, warum sie notwendig sind.

 

Unser Versprechen

Wir sind die chemmedia AG
chemmedia AG: Wir sind chemmedia

Wir unterstützen Sie bei der Einführung von E‑Learning

Gemeinsam zum garantierten Erfolg

Mit unserer jahrelangen Erfahrung als E‑Learning Experte unterstützen wir Sie bei der Entwicklung von maßgeschneiderten E‑Learning-Lösungen, die optimal auf die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Wir unterstützen Sie in allen Phasen des Change-Management Prozesses, von der Konzeption bis zur Implementierung und darüber hinaus, um sicherzustellen, dass Ihr E‑Learning-Vorhaben ein voller Erfolg wird.

 
 

Praxisbeispiel

Der Change-Management-Prozess bei der Einführung von E‑Learning im Unternehmen

Die Ausgangslage

Sie haben erkannt, dass die Weiterbildungskosten in Ihrem Unternehmen zu hoch sind. Zudem sind Fachkräfte rar geworden und Sie müssen die Ausbildung von Fachkräften nun selbst in die Hand nehmen. Außerdem verlassen rentenbedingt in den nächsten Jahren viele Wissensträger Ihr Unternehmen. Sie wollen dieses Wissen “sichern” und neue Mitarbeitende zu Wissensträgern machen.

Die angedachte Lösung

Sie denken, dass E‑Learning hier genau den richtigen Lösungsansatz bietet. E‑Learning ist kostengünstiger als traditionelle Schulungsmethoden. E‑Learning ermöglicht es, Schulungen schnell und einfach an eine große Anzahl von Mitarbeitenden zu verteilen, ohne dass zusätzliche Ressourcen benötigt werden. E‑Learning ist eine wichtige Schulungsmethode, die Flexibilität, Kosteneffektivität, Skalierbarkeit, Aktualität und Effektivität erfordern. Es ermöglicht, Mitarbeitende schnell und einfach zu schulen, unabhängig von Standort oder Zeitzone, und trägt dazu bei, die Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten.

Ihr Change-Management-Prozess

Oft haben wir gehört, dass die Einführung von E‑Learning einer Mammutaufgabe gleich kommt. Diese Ängste können wir Ihnen nehmen. Nachstehend haben wir den Change-Prozess für Sie aufgestellt. Ja, es ist eine kurze Zusammenfassung und beinhaltet längst nicht alle Punkte, aber diese Phasen geben Ihnen Struktur. Und nicht zuletzt sind wir da, um Ihnen zu helfen und Sie in allen Phasen zu unterstützen und lassen Sie gern an unseren persönlichen Erfahrungen bei der Einführung von E‑Learning teilhaben.

 

Analyse:

Definieren Sie die Ziele, die Sie sich mit der Einführung von E‑Learning erreichen wollen. Analysieren Sie die aktuellen Lern- und Entwicklungsprozesse in Ihrem Unternehmen. Berücksichtigen Sie dabei auch die vorhandene IT-Infrastruktur und das Budget. Ermitteln Sie die Bedürfnisse der Zielgruppe und identifizieren Sie mögliche Hindernisse.

 

Planung:

Definieren Sie die Strategien, die notwendigen Ressourcen und legen Sie einen Zeitplan für die Einführung von E‑Learning fest. Halten Sie zudem die Schulungsbedarfe Ihrer Mitarbeitenden fest, definieren Sie Ihre Anforderungen an Ihre E‑Learning-Lösung und denken Sie über Outsourcing einzelner Bereiche nach. Treten Sie nun mit Anbietern für E‑Learning-Tools in Kontakt, entwickeln Sie (gemeinsam mit dem Anbieter) ein Schulungskonzept. Auch sollten Sie jetzt bereits die interne Kommunikation vorbereiten.

 

Umsetzung:

Nun treffen Sie die Wahl und legen sich fest, welches Learning Content Management System und welche Lernplattform Sie benötigen. Die notwendige Hardware- und Software-Infrastruktur wird eingerichtet, die Inhalte entwickelt. Alles fertig? Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Mitarbeitenden zu schulen und das neue E‑Learning-System vorzustellen und einzuführen. Die interne Kommunikation wird aktiv umgesetzt und Feedbackmechanismen für Verbesserungen eingerichtet.

 

Überwachung:

In dieser Phase schauen Sie genau hin: Ist alles so eingerichtet, dass alles reibungslos funktioniert? Erfassen Sie dabei auch kontinuierlich Feedbacks der Mitarbeitenden und setzen Verbesserungen um. Das Management sollte zudem sicherstellen, dass die E‑Learning-Angebote ausreichend genutzt werden und den erwarteten Nutzen generiert.

 

Evaluation:

Jetzt geht es ans Eingemachte: Ihre digitale Weiterbildung (Ihr E‑Learning) und der gesamte Change-Prozess werden bewertet. So stellen Sie fest, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden, der Schulungsbedarf gedeckt wurde und die Einführung reibungslos verlief. Prüfen Sie auch die Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden und identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten.

 

Praxisbeispiel

Ihr Change-Management-Prozess zur Einführung digitalen Onboardings

Die Ausgangslage

Sie haben erkannt, dass das altbekannte Onboarding zu viel Zeit und Ressourcen kostet. Zudem möchten Sie die Qualität innerhalb der Onboardingphase sicherstellen und innerhalb der Onboardingphase mehr Flexibilität schaffen.

Die angedachte Lösung

Sie haben bereits von digitalem Onboarding gehört. Digitales Onboarding ist kostengünstiger als traditionelle Schulungsmethoden und stellt die Qualität sicher. Sie können individuelle Lernpfade festlegen und dabei Content immer wieder verwenden.

Ihr Change-Management-Prozess

Auch hier der Hinweis, dass nachfolgende Planung nur einen ersten Überblick geben, wie der Change-Prozess aussehen kann und welche Gedanken darin einfließen sollte.

 

Analysephase:

Analysieren Sie zu Beginn den Bedarf für das digitale Onboarding und definieren Sie unterschiedliche Zielgruppen, die berücksichtigt werden müssen und halten Sie fest, welche Inhalte (in welchem Format) im digitalen Onboarding vorliegen sollten. Seien Sie ruhig noch einmal kritisch, ob digitales Onboarding tatsächlich die Vorteile bringt, die Sie sich versprechen und so tatsächliche Ihre gesetzten Ziele erreicht werden können.

 

Planungsphase:

Erstellen Sie nun einen konkreten Plan zur Einführung des digitalen Onboardings. Definieren Sie Ihre Ziele, setzen Sie sich eine Timeline und planen Sie die Ressourcen. Denken Sie auch daran, die Personen zu schulen, die für den Veränderungsprozess benötigt werden und planen Sie die Kommunikation an sämtliche Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen, schließlich ist es Ihr Ziel, dass alle hinter der Neuerung stehen.

 

Umsetzungsphase:

Es geht los. Die Inhalte werden geschaffen. Die Lernplattform befüllt, vielleicht auch schon individuelle Lernpfade erstellt und ausgerollt. Am besten starten Sie mit einer Pilotphase zum Testen, bevor das digitale Onboarding offiziell eingeführt wird. Führen Sie Schulungen durch und informieren Sie alle Mitarbeitenden über den Fortschritt des Projekts.

 

Stabilisierungsphase:

Nun geht es um Optimierung und Stabilisierung. Schauen Sie genau hin, welche Prozesse noch optimiert werden können, sowohl im digitalen Onboarding als auch in der Zusammenarbeit aller Beteiligten.

 

Evaluationsphase:

Es ist Zeit zur Erfolgsauswertung. Das digitale Onboarding wird evaluiert. Prüfen Sie, ob Sie Ihre gesetzten Ziele erreicht haben und welche Verbesserungen noch vorgenommen werden müssen. Führen Sie dazu auch Befragungen durch, um Feedback einzuholen und Erfahrungen auszutauschen, wie sich das digitale Onboarding anfühlt.

 

Fazit.

Ein gut durchdachter und geplanter Prozess unterstützt Sie dabei, Veränderungen im Unternehmen erfolgreich und nachhaltig einzuführen. Zudem schafft er Struktur, sowohl für Sie als auch für alle Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie haben Ihren Fahrplan und stellen sicher, dass neue Dinge effektiv und effizient im Unternehmen verankert werden. Behalten Sie dabei immer Ihre Mitarbeitenden im Auge, die hinter dieser Veränderung stehen sollten und das Projekt mit tragen.

 
Janet Beier | Senior Marketing Manager
Janet Beier
E-Learning Autorin
 

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