Change-Management in der Personalentwicklung

Braucht alles unbedingt einen Prozess? Nein, sicherlich nicht alles, aber die Einführung von Veränderungen im Unternehmen unbedingt. Menschen lieben Gewohnheiten und neigen dazu, sich an Abläufe zu gewöhnen, die ihnen ein gewisses Maß an Sicherheit und Komfort bieten. Veränderungen bedeuten, dass diese Gewohnheiten und Komfortzonen verlassen werden müssen, was unangenehm sein kann. Veränderungen bedeuten auch Ungewissheit und Unsicherheit darüber, was als Nächstes passieren wird. Menschen haben Angst vor dem Unbekannten und sie sorgen sich, wie sich Veränderungen auf ihr Leben auswirken. Das zeigt, wie wichtig es ist, Veränderungen im Unternehmen durchdacht zu implementieren. Darüber hinaus bietet ein durchdachter Change-Management-Prozess Struktur, Sicherheit, Transparenz und Effizient für alle Projektbeteiligten.

Ein Change-Management Prozess dient dazu, organisatorische Veränderungen in Ihrem Unternehmen strukturiert und geplant einzuführen. Ziel ist es, die Veränderungen effektiv und effizient umzusetzen, ohne die Arbeitsabläufe, die Mitarbeitenden und die Kundenzufriedenheit zu beeinträchtigen. Dazu gehört, dass alle Mitarbeitenden ausreichend über die Veränderungen informiert sind, diese auch verstehen, sie akzeptieren und sich damit identifizieren. Denn am Ende sind sie es, die ihre Arbeitsweise den neuen Anforderungen anpassen sollen. Es gehört also dazu, den Kommunikationsprozess von Anfang an richtig zu planen und alle Betroffenen mit auf den Weg zu nehmen.

In der Wissenschaft findet man unterschiedliche Change-Prozesse: So entwickelte Kurt Lewin ein 3-Phasen-Modell, Wilfried Krüger das 5-Phasen-Modell und John Kotter ein 8-Phasen-Modell. Dem 3-Phasen-Modell wird oft nachgesagt, dass es mit seinen 3 Schritten zu kurz gefasst ist und so zu oberflächlich ist. Hingegen wird das 8-Phasen-Modell oft als zu starr angesehen, da innerhalb des Prozesses keine Phase übersprungen werden darf.

Das 5-Phasen-Modell nach Lewin baut auf beiden Modellen auf und schafft dabei mehr Flexibilität. Da auch wir Befürworter von Flexibilität sind, betrachten wir dieses Modell näher. Grundlegend sei noch darauf hingewiesen, dass jeder Prozess mit seinen einzelnen Schritten immer einen guten Weg vorgibt, den man gehen kann und der besser ist als jedes ungeplante Vorgehen, welches zu Krisen, Unzufriedenheit und Verwirrung führt.

In der ersten Phase geht es darum, den tatsächlichen Veränderungsbedarf des Unternehmens zu erkennen. Oft wird Veränderung dann nötig, wenn bisherige Abläufe, Strategien oder Technologien im Unternehmen überholt sind. Auch der steigende Fachkräftemangel ist u. a. ein Grund für Veränderung im Unternehmen, denn bei Personalknappheit muss umgedacht werden.

Keine Lösung ohne Konzept, kein gerader Weg ohne Plan. Entwickeln Sie auf Grundlage Ihres Veränderungsbedarfs/Ihres Problems ein exaktes und verständliches Konzept, welches konkrete Ziele beinhaltet. Schauen Sie also nicht nur auf die angestrebte Veränderung, sondern halten Sie fest, welche Verbesserungen Sie sich dadurch erhoffen. Einfach nur verändern, um zu verändern, ist schließlich kein Ziel. Planen Sie die Digitalisierung der Weiterbildung in Ihrem Unternehmen, ist es Ihr Ziel, Fachkräfte zu sichern, Weiterbildungen effektiv und effizient anzubieten und am Ende den Unternehmenserfolg zu erhöhen.

In dieser Phase stehen Ihre bisherigen Mitarbeitenden im Fokus. Sie sollten von Beginn an mit auf die Reise genommen werden, um Abwehrhaltungen von Vornherein so gering wie möglich zu halten. Sie kennen es sicher “Das haben wir aber schon immer so gemacht” ist ein typisches Beispiel dafür, dass das Bewusstsein für die Notwendigkeit und die potenziellen Erfolge nicht da ist. Binden Sie bekannte “Kritiker” am besten noch intensiver mit ein und geben Sie ihnen Raum für eigenen Input. Menschen, die mitgestalten können, sind die, die sich noch stärker hinter die neue Veränderung stellen und diese vorleben. Nehmen Sie also Ihre Mitarbeitenden mit auf die Reise, schaffen Sie eine hohe Transparenz und entwickeln Sie von Anfang an eine Kommunikationsstrategie, die Ihre Mitarbeitenden mit Begeisterung teilhaben lässt. Ihr Ziel ist es, dass das neue Konzept akzeptiert und als sinnvoll erachtet wird. In der Praxis zeigt sich oft, dass viele Angestellte Vorbehalte gegenüber Veränderungen haben, meist aus der Sorge heraus, dass sie nicht mehr mitkommen. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Seien Sie darauf vorbereitet, dass diese Ängste und Sorgen aufkommen werden und Sie dafür verantwortlich sind, diese aus der Welt zu schaffen.

Nun wird es praktisch und Sie starten mit der Umsetzung. Betrachten Sie Ihre Ziele und Vorhaben und setzen Sie Prioritäten. Starten Sie mit den grundlegenden Aufgaben und setzen dann Folgeprojekte obendrauf. So weiß jeder im Unternehmen, welche Aufgabe wann umzusetzen ist. Vergleichen Sie Ihre Arbeit mit einem Hausbau: Sie machen sich einen Plan, setzen kleine Ziele, holen die Mannschaft an Board, die Sie zum Hausbau benötigen und diejenigen, die dann im neuen Haus auch zufrieden leben werden. Fangen Sie mit dem Fundament an, bevor Sie die erste Etage aufbauen oder mit der Inneneinrichtung beginnen. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, prüfen Sie im Fortschritt die erreichten Ziele und behalten Sie im Blick, ob alle Einzelmaßnahmen zum gewünschten Gesamtergebnis führen. Vielleicht müssen Sie noch mal eingreifen und etwas verändern, bleiben Sie dabei etwas flexibel.

Ihr neues Haus steht, die Bewohner sind eingezogen. Jetzt geht es darum, dass alle bleiben, dass der Ablauf stimmt, die Aufgabenverteilung klar ist und sich alle wohlfühlen. Behalten Sie Ihren Weg bei und verfestigen Sie diesen. Verstetigen Sie die Maßnahmen und lassen Sie diese zu einem festen Bestandteil im Arbeitsalltag und Arbeitsprozess werden. Verpassen Sie Feinschliffe, wenn es nötig ist und denken Sie daran: Für Ihre Mitarbeitenden ist es wichtig, dass die Veränderung eine Vereinfachung darstellt. Und noch ein Tipp: Haben Sie Ihr Unternehmen erfolgreich durch Ihren Change-Management-Prozess und durch Ihre geplante Veränderung geführt, erhalten Sie das Bewusstsein für diese Erfolge in den Köpfen Ihrer Mitarbeitenden. Die nächste Veränderung wird kommen und nichts ist besser, als dann auf eine Mannschaft zu schauen, die motiviert dabei ist, weil sie auf die Erfolge der letzten Herausforderung blicken kann.

Wie bereits zu erkennen ist, sind Change-Management und Human Resources (HR) eng miteinander verbunden, da Veränderungen immer etwas mit den Menschen im Unternehmen und der Organisationsstruktur zu tun haben. HR spielt eine wichtige Rolle bei der Unterstützung von Change-Management-Prozessen, insbesondere in Bezug auf die Mitarbeitenden. Die HR-Abteilung sollte bei Change-Management-Prozessen unbedingt von Anfang mit dabei sein. Sie kann die komplette Kommunikation in Hinblick auf die Mitarbeitenden übernehmen und die potenziellen Weiterentwicklungen der einzelnen Mitarbeitenden tragen.