Digitale Compliance-Schulungen
Rechtsvorschriften, Richtlinien und Vorteile
In einer Welt, in der ethisches Handeln und die Einhaltung rechtlicher Vorschriften einen großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben, ist es wichtig, Compliance-Schulungen in einem neuen Licht zu betrachten. Verabschieden Sie sich dabei bitte von der langweiligen Vorstellung an trockene Schulungen. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihr Unternehmen zu einem Vorzeigebeispiel für Ethik und Rechtskonformität machen. Ein Unternehmen, das nicht nur die Spielregeln kennt, sondern diese auch lebt. Ein Unternehmen, dem Kunden und Geschäftspartner bedingungslos vertrauen. Klingt verlockend, oder? Genau hier kommen Compliance-Schulungen ins Spiel.
Was sind Compliance-Schulungen?
Mit Compliance-Schulungen klären Sie Ihre Mitarbeitenden über rechtliche Vorschriften, Unternehmensrichtlinien und ethische Standards auf. Sie dienen dazu, das Bewusstsein für Compliance-Themen zu schärfen und Mitarbeitenden die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten zu vermitteln, um regel- und rechtskonform handeln zu können. In Compliance-Schulungen machen Sie Ihre Mitarbeitenden mit den rechtlichen Rahmenbedingungen vertraut, die für Ihre spezifische Branche und Ihr Unternehmen gelten. Ihre Mitarbeitenden lernen, rechtliche Risiken zu erkennen, Compliance-Verstöße zu vermeiden und angemessen auf ethische Dilemmata zu reagieren. Die Schulungen decken eine Vielzahl von Themen ab, z.B. Arbeitsrecht, Datenschutz, Antikorruption, Wettbewerbsrecht oder Insiderhandel.
Die Ziele von Compliance-Schulungen sind vielfältig. Zum einen informieren Sie so Ihre Mitarbeitenden darüber, welche Gesetze und Richtlinien in ihrem Tätigkeitsbereich relevant sind und wie sie diese einhalten können. Dadurch werden rechtliche Risiken minimiert und das Unternehmen vor möglichen Strafen, rechtlichen Konsequenzen und Reputationsverlust geschützt. Zum anderen schärfen die Schulungen das Bewusstsein für ethische Standards und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden in ethisch heiklen Situationen angemessene Entscheidungen treffen.
Die Durchführung von Compliance-Schulungen kann auf verschiedene Weisen erfolgen, darunter Präsenzschulungen, E‑Learning-Module, interaktive Workshops und Fallstudien. Die Wahl der Methode hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens, der Branche und den individuellen Lernpräferenzen der Mitarbeitenden ab.
Compliance-Schulungen können zudem nicht als einmaliges Ereignis betrachtet werden. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, da sich Gesetze und Vorschriften ändern können und neue Compliance-Herausforderungen auftauchen. Regelmäßige Schulungen und Updates sind daher entscheidend, um das Wissen und die Compliance-Fähigkeiten der Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand zu halten.
Die wichtigsten Themen in Compliance-Schulungen
Der Kompass zur Compliance
Compliance-Schulungen umfassen eine Vielzahl von Themen, die je nach Branche und Unternehmenskontext variieren können. Im Allgemeinen umfassen sie jedoch folgende Kernbereiche:
Rechtliche Rahmenbedingungen
Schulungen zu rechtlichen Rahmenbedingungen vermitteln Ihren Mitarbeitenden ein grundlegendes Verständnis der geltenden Gesetze und Vorschriften, die für Ihr Unternehmen und Ihre Branche relevant sind. Dies kann beispielsweise das Arbeitsrecht, Datenschutzgesetze, Umweltschutzbestimmungen, Anti-Korruptionsgesetze und Branchenstandards umfassen.
Ethik und Integrität
Diese Schulungen konzentrieren sich darauf, die Bedeutung von Ethik und Integrität im Geschäftsumfeld zu vermitteln. Sie helfen Ihren Mitarbeitenden, ethische Entscheidungen zu treffen, Interessenkonflikte zu erkennen und zu vermeiden sowie korruptes Verhalten zu identifizieren und zu melden.
Interne Richtlinien und Verfahren
Hierbei werden die internen Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens vermittelt, die darauf abzielen, Compliance sicherzustellen. Dazu gehören beispielsweise Verhaltenskodexe, Richtlinien zur Informationssicherheit, Datenschutzrichtlinien, Anti-Geldwäsche-Maßnahmen und Maßnahmen zur Einhaltung von Handelsbeschränkungen.
Risikomanagement
Schulungen zum Risikomanagement sensibilisieren Ihre Mitarbeitenden für potenzielle Risiken und Gefahren im Geschäftsumfeld. Sie lernen, Risiken zu identifizieren, zu bewerten und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diese Risiken zu minimieren oder zu vermeiden.
Compliance im Vertrieb und Marketing
Diese Schulungen richten sich an Mitarbeitende im Vertrieb und Marketing und behandeln spezifische Themen wie Kartellrecht, Werberecht, Produktkennzeichnung, Kundenkommunikation und die Einhaltung von Verkaufs- und Marketingpraktiken.
Schulungen zur Korruptionsprävention
Bei diesen Schulungen geht es darum, Mitarbeitende für die Gefahren der Korruption zu sensibilisieren und ihnen zu zeigen, wie sie sich dagegen schützen können. Dies beinhaltet Schulungen zu Bestechung, Kickbacks, Interessenkonflikten und Geschenken und Einladungen.
Datenschutz und Datensicherheit
Angesichts der steigenden Bedeutung des Datenschutzes werden Schulungen zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder anderen einschlägigen Datenschutzbestimmungen durchgeführt. Ihre Mitarbeitenden lernen, wie sie personenbezogene Daten schützen und sicher handhaben können.
E-Learning als anerkannte Lösung für Compliance-Schulungen
Offizielle Legitimation durch die DGUV
Die wichtigste Frage könnte nun sein: "Darf ich als Unternehmen überhaupt Unterweisungen in Form von Onlinekursen bzw. in digitaler Form" anbieten? Die Antwort lautet: Ja. Die DGUV räumt die Möglichkeit ein, “Unterweisungen mithilfe elektronischer Medien durchzuführen”, insofern die nachstehenden drei Voraussetzungen erfüllt sind:
Voraussetzung (1)
Arbeitsplatzspezifisch aufbereitete Inhalte und Bereitstellung
Voraussetzung (2)
Integration und Durchführung einer Verständnisprüfung
Voraussetzung (3)
Gesprächsmöglichkeit zwischen Versicherten und Unterweisenden
In der Vergangenheit wurden dabei Webmeetingtools nicht als Gesprächsersatz anerkannt, sodass Unterweisungen trotzdem, wenigstens zu einem Teil, analog stattfinden mussten. Inzwischen, nicht zuletzt auch beeinflusst durch die Pandemie, hat die DGUV die Auslegung ihres Regelwerks insofern angepasst, dass nun Webmeetingtools genutzt werden dürfen, um den Prozess der Unterweisung vollständig zu digitalisieren. Auch die Verständnisprüfung kann mittels Tests in die Kurse integriert werden. Achten Sie deshalb bei der Wahl Ihrer E‑Learning Software darauf, dass dieses die Option bietet, verschiedene Fragetypen und Abschlusstests zur Verständnisprüfung einzubinden. Im Optimalfall bietet die Software darüber hinaus die Möglichkeit, jeden Onlinekurs in verschiedenen Varianten anzulegen, um auf die Spezifika jedes einzelnen Arbeitsplatzes einzugehen. Auch vermögen es professionelle Softwares den dennoch anhaltenden Vorbehalten der DGUV bzgl. fehlender Individualisierung im E‑Learning insofern entgegenzuwirken, dass sie mit Adaptive Learning das digitale Lernen weitaus individueller gestalten als Präsenzveranstaltungen es in der Regel leisten können. Richtig ist jedoch, dass manche Unterweisungen, vor allem im Bereich der Produktion, des Handwerks und im Umgang mit Gefahrstoffen, mindestens als Blended Learning Format aus E‑Learning-Theorie und einem ergänzenden persönlichen Austausch erfolgen sollten, um die Praxis hinreichend abzubilden.
Digitale Compliance-Schulungen sind die Zukunft der unternehmensweiten Compliance-Bildung. Sie bieten Flexibilität, Zugänglichkeit, aktualisierte Inhalte, Interaktivität, Kosteneffizienz und die Möglichkeit, den Lernfortschritt zu verfolgen.
Vorteile von digitalen Compliance-Schulungen
Zeit- und Ortsunabhängigkeit
E-Learning ermöglicht den Lernenden größtmögliche Flexibilität. Da die Inhalte zu jeder Zeit auf jedem Gerät abrufbar sind und keine Wege zum Lernort anfallen, kann das Lernen immer dann stattfinden, wenn es in den (Arbeits)Alltag passt - bspw. in der U-Bahn auf dem Weg zur Arbeit, abends auf der Couch oder zu frei wählbaren Lernzeiten im Unternehmen. Auf diese Weise wird sogar mehr Weiterbildung möglich, als es sich mit festen Seminaren realisieren ließe.
Zeit- und Kostenersparnis
Zwar stehen bei der Implementierung von E‑Learning einige Investitionen zu Beginn an (Software, personelle Ressourcen, Kursinhalte erstellen oder kaufen), diese amortisieren sich jedoch schnell, da die Kosten für Anreise, Seminarräume und Trainer entfallen. Zudem ergibt sich eine indirekte Ersparnis durch die deutlich verkürzten Abwesenheitszeiten der Mitarbeitenden und die gesteigerte Effektivität der Weiterbildungen.
Individualität
Jeder Mensch lernt unterschiedlich und bevorzugt andere Lernformate. E‑Learning ermöglicht es aufgrund der Multimedialität allen Lerntypen die Inhalte in für sie optimaler Form zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig benötigen nicht all Ihre Mitarbeitenden dasselbe Wissen. Die E‑Learning Software erlaubt es Ihnen, jedem einzelnen Mitarbeiter nur die Weiterbildungen zuzuweisen, die er auch wirklich benötigt.
Standardisierte Qualität
Bei Präsenzschulungen stehen Qualität und Lernerfolg in unmittelbarem Zusammenhang zum Lehrpersonal und können deshalb schwanken. Bei E‑Learning Inhalten hingegen ist die Qualität gleichbleibend hoch und kann demnach sogar garantiert werden.
Beliebig viele Teilnehmende
E-Learning ist leicht skalierbar: Einmal entwickeltes Material kann einer beliebig großen Anzahl von Mitarbeitenden, unabhängig von räumlichen Kapazitäten, zur Verfügung gestellt werden. Dabei gilt: Je mehr Lernende, desto schneller amortisieren sich die Kosten.
Motivationssteigerung
E-Learning wirkt sich auf verschiedenen Ebenen motivierend auf die Lernenden aus - sei es durch die Multimedialität, die Multisensorik, spielerische Elemente wie Quizzes, virtuelle Belohnungen oder die abschließende Zertifizierung. E‑Learning bietet jede Menge Optionen, die intrinsische als auch die extrinsische Motivation zu steigern.
Imagesteigerung
Laut einer Umfrage von SPLENDID Research gaben knapp 80% der Befragten an, dass ihnen bei der Wahl ihrer Arbeitsstelle wichtig sei, dass Seminare und Fortbildungen angeboten werden. Entsprechend vermitteln Unternehmen, die digitale Weiterbildungen anbieten, Verantwortungsbewusstsein, eine innovative Denkhaltung und stärken so das Employer Branding.
Lernerfolgskontrolle
E-Learning bietet vielfältige Reporting-Möglichkeiten und macht den Lernfortschritt messbar. Auf diese Weise können Sie sehen, welche Inhalte verinnerlicht wurden, welches Wissen Sie bei Ihren Mitarbeitenden voraussetzen können und auch, an welchen Stellen sich die Lerninhalte optimieren lassen.
Mehrsprachigkeit
Während analoge Seminare immer nur in einer Sprache abgehalten werden können, ermöglicht E‑Learning das Lernen in verschiedenen Sprachen. Ein ungemeiner Kostenvorteil gegenüber analoger Schulungen, bei denen erst eine andere Lehrkraft zu einem weiteren Termin engagiert werden müsste.
Technologische Lösungen für digitale Compliance-Schulungen
Die Umstellung auf digitale Compliance-Schulungen eröffnet Ihnen neue Möglichkeiten und Vorteile. Eine zentrale Rolle spielen dabei technologische Lösungen, die speziell für E‑Learning entwickelt wurden. Im Folgenden werden einige wichtige Technologien und Tools vorgestellt, die bei der Implementierung digitaler Compliance-Schulungen zum Einsatz kommen können.
Learning Management Systeme (LMS)
Ein Learning Management System ist eine Softwareplattform, die die Verwaltung, Organisation und Durchführung von Schulungen ermöglicht. Mit einem LMS können Sie Ihre Compliance-Schulungen zentralisieren, Lerninhalte bereitstellen, den Fortschritt der Teilnehmer verfolgen und Berichte über Abschlüsse und Zertifizierungen generieren. LMS bieten eine Vielzahl von Funktionen, wie beispielsweise das Erstellen interaktiver Kurse, das Planen von Schulungen und das Bereitstellen von Lernmaterialien.
Learning Content Management Systeme (LCMS) / Autorentools
Es gibt eine Vielzahl von spezialisierten E‑Learning-Autorentools, die Sie bei der Erstellung und Bereitstellung Ihrer Compliance-Schulungen unterstützen. Diese Autorentools bieten benutzerfreundliche Oberflächen, Vorlagen und Tools zur Erstellung von interaktiven Lerninhalten. Sie ermöglichen es Ihnen, multimediale Elemente wie Videos, Animationen, Quizze und Simulationen in Ihre Schulungen zu integrieren. Darüber hinaus bieten sie Funktionen zur Überwachung des Lernerfolgs, zur Nachverfolgung von Fortschritten und zur Ausstellung von Zertifikaten.
Daneben gibt es die Möglichkeit, fertige Onlinekurse zu unterschiedlichen Themen einzukaufen.
Gamification-Elemente zur Steigerung der Motivation
Gamification ist ein Ansatz, bei dem Spielelemente in den Lernprozess integriert werden, um die Motivation und das Engagement der Teilnehmenden zu steigern. Durch den Einsatz von Punktesystemen, Ranglisten, Abzeichen und Belohnungen können Compliance-Schulungen ansprechender und unterhaltsamer gestaltet werden. Dies trägt dazu bei, die Lernbereitschaft zu erhöhen und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten.
Unser Versprechen
Rechtlich relevante Aspekte bei der Wahl Ihrer E‑Learning Software
Jedes Unternehmen ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verantwortlich und muss seine Mitarbeitenden über die Verarbeitung ihrer Daten informieren. Entsprechend müssen E‑Learning Plattformen und Software bestimmte Anforderungen erfüllen. Im Folgenden finden Sie vier Aspekte, die Sie unbedingt überprüfen sollten, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Neben der DSGVO Konformität gibt es außerdem einige technische Aspekte, die einen sicheren Umgang mit Ihren Daten gewährleisten. Im Optimalfall informieren Sie die Anbieter unaufgefordert über diese technischen Maßnahmen.
Fazit.
Compliance-Schulungen lassen sich über E Learning perfekt abbilden. Sie bieten Ihren Mitarbeitenden interaktive, praxisnahe und an ihren Bedürfnissen ausgerichtete Schulungen. Gleichzeitig können Sie Ihre Dokumentationspflicht erfüllen. Dabei sparen Sie viele Ressourcen: Sowohl zeitliche als auch finanzielle. Mitarbeitende absolvieren Ihre Trainings am Arbeitsplatz oder auch mobil, müssen dafür nicht verreisen, erhalten genau das Wissen, was sie benötigen und werden nicht durch für sie irrelevante Inhalte gelangweilt. Sie als Unternehmen können die Trainings ganz einfach an unterschiedlichen Zielgruppen ausrichten, stellen damit die Relevanz und auch die Qualität sicher und können Rollout-Prozesse sogar automatisiert stattfinden lassen. Dabei haben Sie jederzeit den Überblick, welche Mitarbeitenden Ihre Compliance-Schulung noch nicht absolviert haben, wo inhaltliche Probleme und damit Gefahren bestehen und können zielgerichtet ansetzen.
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