Digitales Onboarding als Wettbewerbsvorteil
Wie Unternehmen digitale Technologien nutzen, um neue Mitarbeitende optimal zu integrieren
Quick-Links
- Definition Onboarding
- Ziele Onboarding
- Definition digitales Onboarding
- Vorteile und Risiken des digitalen Onboardings
- Die Phasen des digitalen Onboardings
- Tool-Lösungen
- E-Learning Formate für's digitale Onboarding
- Dos and Don'ts
- Best Practices für das digitale Onboarding
- Case Study "Digitales Onboarding bei Fressnapf"
Digitales Onboarding ist in den letzten Jahren zu einem immer wichtigeren Thema in der Personalentwicklung geworden. Mit der Verbreitung von Remote-Arbeit, dem immer stärker werdenden Fachkräftemangel und der Notwendigkeit, schnell und effektiv neue Mitarbeitende in Teams zu integrieren, gewinnt digitales Onboarding zunehmend an Bedeutung. Die Verwendung von digitalen Tools und Plattformen hilft dabei, den Onboarding-Prozess effizienter und flexibler zu gestalten. Dieser Artikel zeigt auf, welche Vorteile digitales Onboarding bietet, welche Inhalte in der jeweiligen Onboarding-Phase von Relevanz sind, welche Tools benötigt werden und stellt Best Practice Beispiele zur Verfügung.
Was bedeutet Onboarding?
Onboarding ist nichts anderes als die Einarbeitung und vor allem auch die Integration neuer Mitarbeitender in das eigene Unternehmen. Durch einen professionellen Onboarding-Prozess werden neue Mitarbeitende an ihre neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten herangeführt, lernen ihre Arbeitsumgebung kennen und haben die Möglichkeit, sich in das Team und die neue Unternehmenskultur zu integrieren. Es geht also nicht nur darum, den “Neuen” fachspezifisches Wissen beizubringen und die Strukturen des eigenen Unternehmens vorzustellen, sondern auch zwischenmenschliche und soziale Beziehungen aufzubauen und zu pflegen.
Ziele des Onboarding-Prozesses
Pflege und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Steigerung der Identifikation mit dem Unternehmen
Aufbau einer Bindung des Mitarbeitenden ans Unternehmen
Steigerung der Motivation des neuen Mitarbeitenden
Erhöhung der Produktivität neuer Mitarbeitender
Erhöhung der Effektivität neuer Mitarbeitender
Ein erfolgreiches Onboarding-Programm trägt dazu bei, dass neue Mitarbeitende schneller in ihre Rolle hineinwachsen und somit ihre Leistung entfalten und erfolgreich einbringen können. Dies zahlt natürlich nicht zuletzt auf den Unternehmenserfolg und dessen Wachstum ein. Zudem können potenzielle Unsicherheiten und Bedenken frühzeitig erkannt und ausgeräumt werden, was zu einem schnelleren und reibungslosen Start im Unternehmen führt. Die gezielte Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen stärkt das Vertrauen und das Teamgefühl und führt bereits kurzfristig zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und einem guten Arbeitsklima. Neue Mitarbeitende entwickeln so schnell eine positive Einstellung gegenüber ihrer Arbeit und dem Unternehmen, was letztlich zu höherer Motivation und Leistung führt.
Digitales Onboarding
Eine Definition
Digitales Onboarding ist der Einsatz digitaler Technologien und Tools zur Unterstützung des traditionellen Onboarding-Prozesses. Onboarding-Aufgaben und -Aktivitäten werden über digitale Kanäle und Plattformen gelöst, um den Einarbeitungsprozess effizienter, flexibler und benutzerfreundlicher zu gestalten. Digitales Onboarding kann dabei breit gefächert sein und unterschiedliche Aktivitäten umfassen, wie z.B.
- Bereitstellung von digitalen Schulungsmaterialien
- Durchführen von Online-Trainings (z.B. Compliance Themen, Softwareschulungen)
- Einrichten von elektronischen Zugriffsberechtigungen
- Bereitstellung von Unternehmensvideos und virtuellen Rundgängen
- Versenden von automatisierten E-Mails zur Kommunikation von wichtigen Informationen
Ziel des digitalen Onboardings ist es, den Einarbeitungsprozess von neuen Mitarbeitenden zu optimieren, die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit zu erhöhen sowie die Effizienz und Produktivität im Onboarding-Prozess zu steigern.
Vorteile digitales Onboarding
(im Vergleich zum traditionellen Onboarding)
Effizienzsteigerung:
Digitales Onboarding macht den sonst zeitlich und personell sehr aufwändigen Onboarding-Prozess effizienter, da viele Aufgaben automatisiert werden können.
Mehr Flexibilität:
Digitales Onboarding schafft Freiheit! Der Onboarding-Prozess ist von überall aus möglich, was besonders nützlich ist, wenn die Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten oder remote arbeiten.
Kostenersparnis:
Digitales Onboarding schraubt die Kosten für das Onboarding stark zurück, da ein einmal erstellter Onboarding-Prozess und Onlinekurse zu bestimmten Themen immer wieder verwendbar sind.
Benutzerfreundlich:
Digitales Onboarding ist benutzerfreundlich und weniger überwältigend als traditionelles Onboarding, da Mitarbeitende das Onboarding in ihrem eigenen Tempo durchführen können und auf Materialien und Ressourcen zuzugreifen, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Verfolgung und Berichterstattung:
Digitales Onboarding schafft Transparenz. Unternehmen können den Fortschritt neuer Mitarbeitender verfolgen und Zertifikate erstellen, um revisionssicher nachweisen zu können, dass z. B. Pflichtunterweisungen erfolgt sind.
Risiken digitales Onboarding
(im Vergleich zum traditionellen Onboarding)
Mangelnde persönliche Interaktion:
Digitales Onboarding kann dazu führen, dass es weniger persönliche Interaktion zwischen den neuen Mitarbeitenden und den Kollegen gibt, was die Integration der neuen Mitarbeitenden in das Team erschweren kann. Achten Sie also darauf, dass auch im digitalen Onboarding reale und nahbare Interaktionen wie z. B. persönliche Gespräche mit anderen Kollegen und Kolleginnen stattfinden.
Technische Probleme:
Wenn die technischen Arbeitsmittel nicht ordnungsgemäß funktionieren oder die neuen Mitarbeitenden Schwierigkeiten beim Zugriff auf das System haben, kann dies den Onboarding-Prozess verzögern oder stören. Achten Sie also darauf, dass alle technischen Hürden von Beginn an genommen werden.
Einschränkungen bei der Schulung:
Digitales Onboarding kann nicht immer eine vollständige Schulung ersetzen, insbesondere wenn praktische Fähigkeiten und Erfahrungen erforderlich sind. Denken Sie hier z. B. an eine Art Blended Learning Angebot, bei welchem digitales Lernen und Lernen in Präsenz miteinander kombiniert werden.
Einschränkungen bei der Kulturvermittlung:
Digitales Onboarding allein kann die Unternehmenskultur und die eigenen Unternehmenswerte nicht vollständig vermitteln. Es gehört dazu, sie zu erleben und zu erfahren, um sie auch selbst leben zu können. Schaffen Sie Möglichkeiten dazu!
Digitales Onboarding in 3 Phasen
Preboarding-Phase
Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Schritte und Aufgaben für das Onboarding der neuen Mitarbeitenden geplant und vorbereitet sind. Erstellen Sie am besten eine Checkliste. Prüfen Sie, dass wirklich alle Schulungsmaterialien vorbereitet sind, dass die Technik eingerichtet und funktionsfähig ist, dass andere Kollegen und Kolleginnen unterstützend zur Verfügung stehen. Denken Sie dabei auch aus der Perspektive der neuen Mitarbeitenden: Kann er mit digitalen Tools selbständig umgehen? Benötigt er vielleicht Hilfe? Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeitende über alle notwendigen digitalen Tools und deren Handhabung informiert sind, die sie während des Onboarding-Prozesses benötigen und dass ihnen die erforderlichen Zugangsdaten vorliegen.
Vergessen Sie die sozialen Komponenten nicht! Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeitende von Anfang an in Kontakt mit ihrem zukünftigen Team oder Kollegen stehen. Dies kann durch einen Videocall oder ein anderes digitales Kommunikationsmittel erfolgen. Informieren Sie alle beteiligten Abteilungen und Teammitglieder über den Einstellungsprozess und die Pläne für das digitale Onboarding. Koordinieren Sie, dass alle Verantwortlichen die notwendigen Schritte kennen und umsetzen.
Orientierungsphase
Die neuen Mitarbeitenden sollten zunächst vom Team oder vom Team Lead herzlich begrüßt werden. Heißen Sie sie willkommen und starten Sie mit einer allgemeinen Einführung in das Unternehmen und einem Kennenlernen der Abteilungen. Während der Einführung sollten bereits die Tools vorgestellt werden, die die neuen Mitarbeitenden während ihrer Arbeit verwenden werden. Hier können Sie auch schon mit den ersten kleinen Schulungen beginnen. Denken Sie dabei auch an Chat-Systeme, Video-Konferenz-Tools und Projektmanagement-Tools. Aber Achtung: Erschlagen Sie die neuen Mitarbeitenden nicht gleich mit zu viel Wissen! Stellen Sie die wichtigsten Arbeitsabläufe und Routinen im Unternehmen vor, damit sie einen ersten Eindruck über interne Abläufe und die Zusammenarbeit mit Abteilungen gewinnen.
Neben allem Wissenserwerb denken Sie an die sozialen Aspekte: Die neuen Mitarbeitenden sollten wissen, wer ihre neuen Kollegen und Kolleginnen sind. Gleiches gilt natürlich auch für die bisherigen Mitarbeitenden: Auch sie müssen die neuen Mitarbeitenden kennenlernen. Hier ist es z. B. möglich, dass sich dieser digital mit einem kurzen Text über sich selbst und am besten mit einem Bild von sich vorstellt. Schließen Sie den Tag mit der Vorstellung der Unternehmenskultur, dem Selbstverständnis des Unternehmens, den Visionen und den Werten.
Während der Orientierungsphase
Orientierungsphase ist nicht gleich Orientierungsphase, denn Einarbeitung ist nicht gleich Einarbeitung. So unterscheiden sich die Inhalte je nach Position im Unternehmen sehr deutlich. Ein Entwickler benötigt andere Informationen als ein neuer Account Manager, ein Mechaniker andere als ein Verkäufer. Was vielleicht kompliziert klingt, lässt sich im digitalen Onboarding jedoch ganz einfach über individuelle Lernpfade abbilden.
Exkurs: Was sind digitale Lernpfade?
Digitale Lernpfade sind Lehr- und Lernmaterialien, die in einer vorgegebenen Reihenfolge angeordnet sind und dem Lernenden helfen, bestimmte Lernziele zu erreichen. Digitale Lernpfade werden erstellt, um den Lernprozess zu unterstützen oder zu ergänzen. Im Gegensatz zu traditionellen Lernmaterialien können digitale Lernpfade personalisiert werden, indem sie sich am individuellen Wissensstand des Lernenden automatisch anpassen oder eben nur das Wissen anbieten, welches für den Lernenden relevant ist.
Das bedeutet, dass das Onboarding zum einen einem gewissen Fahrplan unterliegt und zum anderen, dass darin Lerninhalte integriert sein können, die jeder neue Mitarbeitende absolvieren muss und Inhalte, die ganz individuell an das Jobprofil ausgerichtet sind. Fester Bestandteil jedes digitalen Onboardings bilden z. B. Compliance-Schulungen. Vorteil hier ist, dass Compliance-Schulungen regelmäßig wiederholt werden müssen: Einmal erstellt, können sie immer wieder im gesamten Unternehmen wiederverwendet werden.
Neben Compliance-Trainings warten in der Orientierungsphase (also während der Einarbeitung) noch weitere Schulungen und Trainings auf die neuen Mitarbeitenden: Sie sollen unterstützen, dass sich die Mitarbeitenden ihrer Rolle und ihrer Verantwortlichkeiten bewusst werden. Dies kann durch die Vermittlung von Kenntnissen über die Unternehmenskultur und Werte sowie die Prozesse und Abläufe des Unternehmens erfolgen und darüber hinaus durch spezifische Schulungen aus Themenbereichen, die für die Mitarbeitenden relevant sind.
In den ersten Tagen sollten Meetings mit Schlüsselpersonen erfolgen. Das können Führungskräfte, Kollegen oder Mentoren sein. So erhalten die Mitarbeitenden ein besseres Verständnis für die Arbeitsweise des Unternehmens und die Unternehmensziele. Gleichwohl können diese Meetings genutzt werden, um die Zielsetzungen und Erwartungen an die neuen Mitarbeitenden zu besprechen. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende ihre Ziele und Erwartungen für ihre Rolle und ihre Verantwortlichkeiten klar verstehen. Hierbei sollten sie auch erfahren, wie ihr Erfolg gemessen und bewertet wird. Lassen Sie in den Meetings auch Platz für Feedback und gegenseitigen Austausch. Schenken Sie neuen Mitarbeitenden Ihre Aufmerksamkeit und geben Sie ihnen die Chance für Feedback und Fragen.
Integrationsphase
Die neuen Mitarbeitenden sind nun eingearbeitet, dass sie ihre Kollegen und Kolleginnen, ihre Tätigkeiten, die wichtigsten Tools und deren Anwendung kennen. Sie kennen ihre Ziele und Verantwortungsbereiche und verstehen das Unternehmen in seiner Kultur, seinen Leistungen und seinen Werten. Dennoch sollte der Onboarding-Prozess noch weiter fortgeführt werden, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeitenden vollständig integriert und produktiv sind. Jetzt ist es an der Zeit, nach Feedback zur Einarbeitung zu fragen. Fragen Sie, ob die neuen Mitarbeitenden genügend Zeit hatten, sich an ihre neue Rolle und das Unternehmen zu gewöhnen. Bitten Sie sie um Vorschläge, wie der Onboarding-Prozess weiter verbessert werden kann. Legen Sie gemeinsam mit den neuen Mitarbeitenden klare Ziele fest, die sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreichen sollten. Dies gibt ihnen ein Verständnis davon, was von ihnen erwartet wird und wie sie ihren Erfolg messen können.
Stellen Sie sicher, dass die neuen Mitarbeitenden Gelegenheit haben, mit anderen Abteilungen und Kolleg*Innen zu interagieren. Dies fördert die Zusammenarbeit und hilft, Beziehungen aufzubauen, die für die Arbeit wichtig sind. Bieten Sie den neuen Mitarbeitenden Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten an, die für ihre Rolle und Ziele relevant sind. Dies zeigt, dass Sie sich um ihre berufliche Entwicklung kümmern und sie dabei unterstützen, sich kontinuierlich zu verbessern. Planen Sie regelmäßige kleine Feedbackgespräche ein, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeitenden auf dem richtigen Weg sind und bei Bedarf Unterstützung erhalten. Dies zeigt ihnen, dass Sie sich um ihre Arbeit und ihren Erfolg im Unternehmen kümmern.
Tool-Lösungen für digitales Onboarding
Um einen digitalen Onboarding-Prozess zu erstellen, benötigen Sie in der Regel zwei E‑Learning-Tools:
- Ein Learning Content Management System bzw. Autorentool, um Lerninhalte zu verwalten, zu erstellen und zu veröffentlichen. So erstellen Sie Schulungsmaterialien in digitaler Form, können sie zudem organisieren und übersetzen.
- Ein Learning Management System, um die Inhalte zu verwalten, zu organisieren und individuell bereitzustellen. Darüber hinaus verwalten Sie hier Benutzerkonten, verfolgen die Lernfortschritte, können Prüfungen und Zertifikate organisieren und beispielsweise die Kommunikation zwischen den Lernenden und dem Trainer oder anderen Teilnehmern sicherstellen
E-Learning Formate für's digitale Onboarding
Klassische Onlinekurse
Bereits ein Großteil des Onboardings lässt sich über klassische Onlinekurse abbilden - vorausgesetzt, Ihr Autorentool bietet die entsprechenden Features. Dann aber lassen sich im Handumdrehen ansprechende, responsive Onlinekurse mit Texten, Bildern, Videobotschaften, Erklärvideos, digitalen Rundgängen und passenden Tests und Quizzes erstellen.
Digitale Lernkarten
Darüber hinaus eignet sich eine Erweiterung der Onlinekurse um einfache Elemente wie Quizzes oder digitale Lernkarten. Sie erleichtern nicht nur das Lernen, sondern gestalten den Lernprozess auch deutlich spaßiger - eine gute Grundlage für ein herzliches und sympathisches Willkommen.
Digitales Coaching
Mit der Integration eines interaktiven Coachs als szenariobasierter Kommunikationstrainer bereiten Sie Ihre neuen Mitarbeitenden spielerisch auf konkrete Situationen im Unternehmensumfeld vor. Geeignet ist dies z.B. für neue Vertriebsmitarbeitende oder Accountmanager. Sie optimieren kommunikative Fähigkeiten, vermitteln Argumente und stärken das situationsgerechte Einfühlungsvermögen.
Podcasts
Es gibt Themen, die sind besser zu hören als zu lesen und sie sind besser verbal zu erklären, als in schriftlicher Form darzulegen. So zum Beispiel könnte die Unternehmensphilosophie, die Mission, die Vision und die Werte in einem Podcast wunderbar vorgestellt und mit praktischen Beispielen erklärt werden.
Videotrainings
Videos haben genau wie Podcasts die Vorteile, dass sie für die Lernenden deutlich motivierender sind als Texte und dabei gleichzeitig nicht nur den auditiven, sondern auch den visuellen Lerntypen ansprechen. Gerade komplexe Themen lassen sich so nicht nur leichter aufbereiten, sondern auch leichter verstehen.
Virtual Reality
Stellen Sie sich vor: Ihr neuer Mitarbeitender entdeckt Ihr Unternehmen im virtuellen Raum und kann sich dort frei bewegen. Er geht also selbst auf Entdeckungsreise, lernt so die Abteilungen, die MItarbeitenden und auch gleich die Tätigkeitsbereiche kennen.
Dos and Don'ts
Bei der Umsetzung des digitalen Onboardings
Dos:
- Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Technologien und Tools für das digitale Onboarding vorhanden sind.
- Bieten Sie klare Anleitungen und Schulungen an, damit die neuen Mitarbeitenden das digitale Onboarding reibungslos durchführen können.
- Personalisieren Sie den Onboarding-Prozess, um sicherzustellen, dass er auf die individuellen Bedürfnisse jedes neuen Mitarbeitenden zugeschnitten ist.
- Stellen Sie sicher, dass der Onboarding-Prozess interaktiv und motivierend ist, um das Interesse der neuen Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten.
- Bieten Sie Möglichkeiten für Feedback und Anpassungen, um sicherzustellen, dass der Onboarding-Prozess kontinuierlich verbessert wird.
Don'ts:
- Überschätzen Sie nicht die Fähigkeiten und Erfahrungen der neuen Mitarbeitenden.
- Setzen Sie die neuen Mitarbeitenden nicht unter Druck, indem Sie zu viele Aufgaben oder Informationen in kurzer Zeit geben.
- Vernachlässigen Sie nicht den persönlichen Kontakt und die soziale Interaktion zwischen den neuen Mitarbeitenden und den anderen Teammitgliedern.
- Verwenden Sie keine veraltete oder unübersichtliche Technologie, die die Benutzerfreundlichkeit und die Effektivität des Onboarding-Prozesses beeinträchtigen kann.
- Sehen Sie das digitale Onboarding nicht als einmaliges Ereignis, sondern als kontinuierlichen Prozess, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeitenden langfristig erfolgreich sind.
Best Practices für das digitale Onboarding
IBM
New Collar Network
IBM hat eine digitale Onboarding-Plattform namens "New Collar Network" entwickelt, die es neuen Mitarbeitern ermöglicht, ihre Karriere bei IBM zu planen und Schulungen und Zertifizierungen zu absolvieren. Die Plattform enthält auch ein Mentorenprogramm, das den neuen Mitarbeitern dabei hilft, sich mit erfahrenen IBM-Mitarbeitern zu vernetzen.
Deloitte
Onboarding-Plattform
Deloitte hat eine digitale Onboarding-Plattform entwickelt, die es neuen Mitarbeitern ermöglicht, Schulungen und Zertifizierungen online abzuschließen und ihre Fortschritte zu verfolgen. Die Plattform enthält auch eine personalisierte Onboarding-Checkliste, die den neuen Mitarbeitern dabei hilft, den Überblick über ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu behalten.
Fressnapf
Onboarding-Plattform
Fressnapf hat einen standardisierten digitalen Onboarding-Prozess geschaffen, der Mitarbeitende motivierend in die Fressnapf-Welt einführt und ihre Identifikation mit dem Unternehmen stärkt. Durch das erworbene spezifische Fachwissen werden neue Mitarbeitende dazu befähigt, Kunden selbstsicher bedarfs- und bedürfnisgerecht zu beraten. Das stärkt das Vertrauen und die Bindung der Kunden an das Unternehmen. Gleichzeitig verbessert sich die Wahrnehmung der Arbeitgebermarke Fressnapf und Maxi Zoo, denn die Mitarbeitenden tragen ihre Zufriedenheit und Identifikation mit den Werten der Fressnapf Tiernahrungs GmbH nach außen. Darüber hinaus entlastet der neue Prozess die Marktleitung und reduziert den zeitlichen Aufwand für das Onboarding.
Fazit.
Digitales Onboarding ist eine effektive und zeitgemäße Möglichkeit, neue Mitarbeitende in das eigene Unternehmen zu integrieren. Es ermöglicht eine flexible und personalisierte Schulung der neuen Mitarbeitenden, um sie auf ihre Rollen und Verantwortlichkeiten vorzubereiten. Digitales Onboarding ersetzt teure und zeitaufwändige persönliche Schulungen. Es minimiert Fehler, die durch Fehlinformationen oder Ineffektivität traditioneller Schulungsmethoden entstehen können. Darüber hinaus ist digitales Onboarding in Zeiten von New Work das Mittel der Wahl, da neue Mitarbeitende auch ganz ohne persönliche Präsenz im Unternehmen erfolgreich eingearbeitet werden können. In Zeiten des Fachkräftemangels ein nicht unerheblicher Vorteil und USP im Vergleich zu anderen Unternehmen, um als attraktiver Arbeitgeber zu punkten.